Unngå fiasko: Fem råd for å lykkes med implementering

Ifølge NHO øker pessimismen nå blant mange bedrifter. I tøffe økonomiske tider vil mange søke etter effektiviseringsgevinster. For noen vil det være å innføre nye, digitale løsninger i håp om å bli mer lønnsomme. Men IT-løsninger er sjelden svaret alene. Her kommer fem tips til hvordan ledere kan lykkes med sine digitale investeringer. 

NHOs ferske medlemsundersøkelse for oktober har et tydelig budskap: Et stort flertall av bedriftene venter seg en forverring i markedssituasjonen fremover. Når bremsene er på i norsk økonomi, jakter næringslivet effektiviseringsgevinster.  

Mange vil søke til digitalisering for å øke produktiviteten. Det er her jeg vil minne ledere om at IT-investeringer kan ende som et kostbart mareritt dersom man ikke sørger for god implementering. For en IT-løsning uten brukere som kan bruke den, har ingen verdi.  

Med over 20 år i IT-bransjen har jeg sett viktigheten av god implementering. Det krever ressurser å skape gode rutiner, men ser vi på effekten av kost-nytte er det helt klart en lønnsom investering. I en studie gjennomført av McKinsey ble over 2000 ledere i 900 selskaper spurt om å evaluere bedriftens implementeringsytelse, evner og praksis. Studien viste at selskaper med god implementering, gjorde det mye bedre på en rekke økonomiske parametere. To år etter at endringsarbeidet var avsluttet, opprettholdt selskapene med god implementeringsevne dobbelt så høye økonomiske fordeler sammenlignet med de som ikke lyktes like bra.    

Grunnen til at man bytter systemer, eller går til innkjøp av nye, er som regel at man ønsker å øke effektiviteten, kvaliteten og produktiviteten. Som ledere må vi ta implementering på alvor. Ved å gjøre dette kan vi ikke bare skape betydelig verdi og effektivitetsgevinster, men også bidra til å forenkle arbeidsdagen for våre ansatte.  

Som oftest handler dårlig implementering om bedriftskultur. Implementeringen må være forankret i ledelsen og man må lose de ansatte med. Det er det som avgjør om implementeringen blir en suksess eller ikke.  Så hvordan sørger man for at man ikke sløser bort penger, men faktisk får noe igjen for investeringene man gjør?  

Her kommer fem råd for hvordan man kan lykkes med implementering.   

1. Forankring i ledelsen:

   Ledelsen må være sterkt engasjert i implementeringsprosessen og vise lederskap ved å støtte den fullt ut. Dette skaper et tydelig signal om at endringen er viktig, hvilken verdi det gir hver enkelt og hvordan medarbeiderne kan bruke systemene effektivt. 

2. Forståelse for arbeidsprosessene til brukerne:

   Det er avgjørende å forstå hvordan de ansatte jobber, og hva deres behov er. Dette sikrer at systemene blir tilpasset for å løse reelle problemer og forenkler arbeidsdagen. 

3. Ha en god prosjektgruppe som er dedikerte til å være superbrukere:

   Superbrukere fungerer som ambassadører for de nye systemene og hjelper med å opplære andre ansatte. Deres engasjement er avgjørende for en smidig overgang til det nye systemet. 

4. Ha tid og kompetanse til å bygge opp kvalitetssystemer, maler og prosjektstyring:

   Å investere i å bygge solide strukturer for implementering er kritisk for suksess. Dette inkluderer å utvikle standarder, prosedyrer og maler som vil forenkle arbeidsprosessene, øke kvaliteten og øke kontrollen på egne data og dokumenter. 

5. Opplæring av alle ansatte og kontinuerlig evaluering:

   Ingen ansatte skal etterlates uten opplæring. Det er også viktig å evaluere hvordan systemene brukes og gjøre justeringer der det er nødvendig. Skap interesse blant de ansatte for å få dem til å omfavne endringen. 

Vår rolle som ledere gir oss muligheten til å være katalysatorer for endring og vekst i våre organisasjoner. Implementering av nye systemer krever tid og innsats, men belønningen er betydelig. Ved å følge disse rådene kan du unngå å sløse bort millioner og i stedet skape betydelig verdi, effektivitet og en forenklet arbeidsdag for din organisasjon. Min sterke oppfordring er: Ta implementering på alvor. Da vil teknologien jobbe for deg, ikke mot deg!