Hva er et prosjekthotell?

Et prosjekthotell er en digital plattform der alle som er involvert i et prosjekt kan finne, dele og jobbe med prosjektinformasjon på ett sted. Begrepet brukes særlig i bygg og anlegg, men også i offentlig sektor og andre bransjer som jobber med komplekse, langvarige prosjekter. Men hva skiller et prosjekthotell fra andre verktøy, og hvorfor velger stadig flere det fremfor for eksempel Teams eller SharePoint?

Hva brukes et prosjekthotell til?

Et prosjekthotell brukes til å samle og strukturere alt som hører til et prosjekt – gjennom hele prosjektets levetid. Det betyr at alle dokumenter, tegninger, revisjoner, saker, avvik og kommunikasjon mellom partene lever på samme sted, tilgjengelig for alle som har riktig tilgang.

I et typisk byggeprosjekt kan det være mange parter involvert samtidig: byggherre, arkitekt, rådgivende ingeniører, entreprenør, underentreprenører og offentlige myndigheter. Uten et felles system ender informasjon opp spredt i e-posttråder, lokale mapper og ulike fildelingsverktøy – og det er vanskelig å vite hvem som jobber mot hvilken versjon av et dokument.

Et prosjekthotell løser dette ved å gi alle parter tilgang til det samme, oppdaterte materialet til enhver tid.

Hva er typiske funksjoner i et prosjekthotell?

De fleste prosjekthoteller dekker noen kjernefunksjoner:

• Dokumenthåndtering og revisjonskontroll: Alle dokumenter og maler lagres med versjonsnummer. Når en ny revisjon lastes opp, kan alle deltakere automatisk hente ny versjon.
• Tilgangsstyring: Ulike deltakere får tilgang til ulike deler av prosjektet avhengig av rolle. En underentreprenør ser det han trenger, ikke hele prosjektarkivet.
• RFI og kommunikasjon: Spørsmål, avklaringer og svar mellom partene loggføres strukturert i systemet, ikke i e-post. Dette gir full sporbarhet og gjør det enkelt å finne tilbake til hva som ble avtalt.
• Sjekklister og fremdrift: Mange prosjekthoteller har støtte for milepæler, fasesjekklister og fremdriftsoppfølging, slik at prosjektleder og byggeleder alltid vet hva som er utført og hva som gjenstår.
• Integrasjoner: Et godt prosjekthotell kan kobles mot andre systemer virksomheten bruker, som arkivsystem, kontraktsverktøy eller ERP.

Hvem bruker prosjekthotell?

Prosjekthotell er mest utbredt i bransjer der mange aktører samarbeider om komplekse leveranser over tid:

• Bygg og anlegg er den største brukergruppen. Her brukes prosjekthotell av byggherrer, rådgivende ingeniører, totalentreprenører og spesialentreprenører.
• Kommuner og offentlig sektor bruker prosjekthotell for å styre bygge- og anleggsprosjekter, men også for andre typer prosjekter som planprosesser, tjenesteutvikling og digitaliseringssatsinger.
• Eiendomsutvikling og forvaltning bruker prosjekthotell til å dokumentere bygg gjennom hele levetiden, fra nybygg til rehabilitering og FDV.

Hva er forskjellen på et prosjekthotell og Teams eller SharePoint?

Teams og SharePoint er samarbeidsverktøy, ikke prosjekthotell. Forskjellen er viktig i praksis.

Teams og SharePoint gir deg et sted å lagre filer og kommunisere, men har ingen innebygd revisjonskontroll, ingen strukturert RFI-håndtering og ingen fasesjekklister. Tilgangsstyring per dokument eller mappe krever manuell oppsett og er vanskelig å vedlikeholde over tid.

Et prosjekthotell er bygget spesifikt for prosjekter, og har disse funksjonene innebygd fra start. Det betyr at nye prosjekter kan opprettes fra maler, at revisjonshåndtering skjer automatisk, og at alle parter vet nøyaktig hva de har tilgang til og hva de ikke har tilgang til.

Det er heller ikke uvanlig å kombinere de to: mange prosjekthoteller integrerer med Microsoft 365, slik at dokumenter og kommunikasjon fra prosjekthotellet er tilgjengelig i det daglige arbeidsverktøyet, uten at man mister strukturen og sporbarhet som prosjekthotellet gir.

Hva bør du se etter når du velger prosjekthotell?

Behovet varierer etter størrelse og bransje, men noen spørsmål er alltid relevante:

• Støtter løsningen revisjonskontroll og godkjenningsflyt ut av boksen?
• Kan eksterne aktører, som rådgivere og entreprenører, inviteres inn uten å ha en bruker i ditt system?
• Integrerer løsningen med systemene du allerede bruker, for eksempel arkivsystem eller kontraktsverktøy?
• Er løsningen ferdig utviklet og i aktiv bruk hos sammenlignbare virksomheter, eller er det en plattform du må bygge selv?
• Hva skjer med dokumentasjonen hvis du bytter system om noen år?

Prosjekthotell i Invo

Invo Prosjekt er et prosjekthotell bygget på Microsoft 365, tilpasset bygg og anlegg og prosjekterende virksomheter. Løsningen samler dokumenter, RFI-er, sjekklister og fremdrift i ett arbeidsrom, og kan kobles mot arkivsystem og kontraktsverktøy du allerede bruker.

Ønsker du å vite mer om hva Invo Prosjekt kan gjøre for dine prosjekter? Ta kontakt med oss!