Reduser risikoen for feil med effektiv kvalitetsledelse

Kvalitetsledelse kan virke komplisert, men de fleste ansatte vet hvor viktig det er med kontroll, oversikt og enkle verktøy for å skape flyt i arbeidsdagen. Et vedlikeholdt kvalitetssystem, kombinert med god dokumenthåndtering, er helt essensielt for god drift. 

Hva er kvalitetsledelse? 

Kvalitetsledelse handler i hovedsak om kvalitet, og hvilke prosesser bedriften har for å sikre kvalitet i alle ledd av en prosess. I tillegg til kvalitet er oversikt og prosedyrer for lovpålagte og interne oppgaver, regelverk og forskrifter.  

Et kvalitetssystem skal sikre at alle fastsatte prosesser og rutiner er lett å gjenfinne, og at det følges av alle i organisasjonen. God kvalitetsledelse kan i mange tilfeller bidra til å identifisere og løse problemer tidligere i en prosess, fordi man har hjelpetekster, maler, prosessbeskrivelser og sjekklister samlet på et felles sted for alle i organisasjonen.    

Hvorfor er kvalitetsledelse viktig? 

God kvalitetsledelse er viktig i alle bedrifter. Det bidrar til å forbedre kvaliteten på produkter og tjenester, og med god kvalitet kommer også kundetilfredsheten. I tillegg kan det redusere kostnadene og øke effektiviteten, fordi du har kontroll over alle arbeidsprosesser Kvalitetsledelse er kjernen i det du driver med, og uten det, vil du kunne få problemer med lite kontroll og dårlig omdømme.  

Dårlig kvalitetsledelse kan gi økonomiske konsekvenser 

Kvalitetssystem er noe de fleste har, men som man ikke hører så mye om før uhellet først er ute. Si at du har mange maler som skal følges, men disse er ikke samlet på en felles sted. Da er det lett for ansatte å lage sine egne varianter av malene, kanskje med utgangspunkt i en annen kundes dokument. Er du riktig uheldig kan dette føre til at du deler informasjon om alt fra navn, pris og andre tilbud til en konkurrent eller lignende – noe som selvsagt kan få store konsekvenser. Konsekvensene kan være økonomiske, men det kan også skade ryktet og tilliten man har til bedriften. Med kvalitetssystemer reduseres denne risikoen, men det krever kontinuerlig arbeid og vedlikehold for å sikre at prosessene er oppdatert.  

God dokumenthåndtering er viktig for kvalitetsledelse 

Dokumenthåndtering kan for mange fremstå kaotisk. Noen lagrer filer lokalt på PCen, mens andre lar alt ligge i innboksen. Når andre skal finne igjen dokumentene, er de sporløst forsvunnet. Med riktige verktøy og gode rutiner kan du være trygg på at du har nøyaktig og pålitelig informasjon på prosjekter, pågående saker og avtaler. Får man på plass dette, er man også mindre avhengig av andre for å kunne gjøre jobben sin på en sømløs måte.  

Full kontroll på dokumenter gir også bedre kvalitetsledelse. Om det skulle oppstå feil eller mangler, så kan du alltid dokumentere hva som har skjedd, noe som jo er spesielt viktig i en rettslig tvist.  

Med Invo kan du få alt i ett. Vi tilbyr en rekke moduler som bidrar til enklere dokumenthåndtering, oversiktlig kvalitetssystem og et malbibliotek som sikrer oppdaterte maler til alle i bedriften. I tillegg leverer vi prosjekt og prosjektstyringsverktøy, i tillegg til e-postlagring og sakssystem med alt i ett vindu. Du kan også lese mer om modulene våre her.