Tre enkle steg som gir en vellykket utrulling av Teams

Formålet til Microsoft Teams er å gi oversikt og legge til rette for god samhandling, men uten en klar struktur og god veiledning kan ofte Teams fungere mot sin hensikt. Derfor har vi samlet et par gode tips til hvordan du får en mest mulig smertefri integrasjon med Teams ved hjelp av Invo.

Hva er Microsoft Teams?

Microsoft Teams er en kommunikasjons og samarbeidsplattform som ofte brukes for å samhandle på arbeidsplassen. I Microsoft Teams kan du for eksempel avholde eller delta i videomøter (Teams-møter), lagre filer eller chatte med kollegaer og kunder. Teams kan integreres mot flere ulike plattformer, som for eksempel SharePoint, PowerBI eller du kan koble bedriftstelefon opp mot Teams. Dette er bare noen eksempler på verktøy som ligger i Teams, som kan være nyttig i arbeidshverdagen.

Sørg for å etablere rutiner i Microsoft Teams

Hvorfor blir jeg invitert inn i denne kanalen? Finnes det ikke tre andre rom for dette prosjektet? Hvor skal jeg lagre prosesskjema? Hvor finner jeg kontrakten?

Dette er typiske spørsmål mange ansatte stiller etter introduksjonen av Microsoft Teams på arbeidsplassen. Feilen som ofte gjøres er at organisasjoner og avdelinger ruller ut Teams uten instruksjoner eller noen form for grunnregler. Dette fører til at brukerne lager egne rutiner, noe som skaper forvirring når man begynner å samarbeide på prosjekter. Til slutt mister man oversikten og blir demotivert for å anvende Teams som arbeidsverktøy.

Så hvordan sørger man for en vellykket innføring av Teams? Her er tre enkle steg som gir deg en god start.

3 steg til Teams-suksess

Microsoft Teams er et komplekst produkt som krever struktur. Det er derfor viktig å investere tid til å sette opp et rammeverk slik at brukerne synes det er enkelt å anvende fra start. Vi har samlet tre tiltak som sørger for nettopp dette:

1. Forhåndskonfigurer Teams med Invo

Teams og SharePoint blir ofte brukt som to separate verktøy, noe som kan skape store mengder dobbeltarbeid. Ved å integrere Teams med Invo Prosjekt får man mulighet til å jobbe i det smarte og effektive grensesnittet til Teams, og samtidig tilgang til funksjonalitet for dokumenthåndtering med SharePoint og Invo. På den måten får man tryggheten i at dokumentene alltid er oppdaterte og lagret på ett sted, uten å måtte ty til dobbeltarbeid. I tillegg får man tilgangsstyrt mapper og dokumenter fra en og samme hub.

Fakta! Med denne integrasjonen arver dokumentene på Teams metadata fra mappene i Invo. Det gjør at brukerne finner igjen informasjon, både raskere og enklere sammenliknet med å benytte standard SharePoint-mapper. Brukerne kan også velge å jobbe med prosjektet i Teams eller i nettleser, og samtidig være trygg på at dokumentene de jobber på er de samme og til enhver tid oppdaterte.

2. Predefiner prosjektmaler

I prosjektmodulen til Invo har man mulighet til å sette opp faste mappestrukturer. Det vil si at om en bedrift har mange kunder og ansatte som jobber på tvers av dem, kan man sørge for at mappestrukturen er lik på tvers av kundeteamene. Dette gjør det mer oversiktlig og forutsigbart for brukerne. De vet hvor de skal hente informasjon og ikke minst hvor de skal lagre det.

Tips! Dersom man er vant til en fast struktur som fungerer bra før integreringen av Teams kan det være lurt å ta utgangspunkt i denne for å gjøre overgangen enklere.

Se hvordan du kan gjøre Teams enkel å bruke med Invo her.

3. Løft frem superbrukere internt

Disse er med på å bidra og skape en uniform måte å jobbe med prosjekter på og er også med på å hjelpe de brukerne som trenger det. Ta de gjerne med på webinarer eller sett de i kontakt med oss i Invo, slik at de kan bli eksperter på området.

Tips! Ikke forsøk å overtal noen til å tiltre denne rollen, finn heller de som er genuint interesserte i å lære om tjenesten og som også er villig til å lære andre.

Som et resultat av disse handlingene vil man kunne senke skuldrene og vite at arbeidsverktøyene jobber sammen for å skape en mer effektiv arbeidshverdag.