Vekstra forenkler arbeidet med GDPR og personvern – Hvis man ikke har kontroll på personverndata og GDPR sitter man i saksa

Fremtidsrettet digitalisering og automatisering er stikkord når regnskapskjeden Vekstra effektiviserer og forenkler arbeidet med GDPR og personvern. 

Som Norges største franchisekjede innen regnskap, investerer Vekstra sammen med Økoråd, i teknologi som automatiserer og forenkler alle manuelle oppgaver. Nå tar de grep for å effektivisere arbeidet med å overholde regelverket knyttet til GDPR og behandling av persondata. 

– Hvis man ikke har kontroll på personverndata og GDPR sitter man i saksa. Myndighetene har strammet inn krav og lovene er skjerpet. Her skal vi i regnskapsbransjen være best i klassen, sier Trond Brenden, Adm. direktør i Vekstra. 

Automatiserer datalagring 

Alle som behandler personopplysninger må opptre i samsvar med personvernprinsippene. Det er krav til hvordan man innhenter, lagrer, sletter og deler opplysningene. Vekstra har nå funnet et system som automatiserer mye av dette arbeidet. 

– I en digitalisert hverdag må vi være ekstra bevisste på at vi har kontroll på dataen – også når den er i skyen. Vi har fokus på å holde all finansiell informasjon og persondata på norske servere, og vi bruker norske leverandører som følger norsk lovgivning og norsk standard, sier Brenden i Vekstra. 

Avtalen med Invo skal sikre enklere e-post- og dokumenthåndtering, og felles rutiner for Vekstras 32 kontorer.

Brenden i Vekstra er godt fornøyd med å finne et nytt, felles system for e-post- og dokumenthåndtering for de 460 ansatte i selskapet:

– Det er en stor fordel å finne et godt og enkelt system som alle kan bruke uavhengig av IT-kunnskaper. Invo hjelper oss med å reetablere rutiner, slik at prosessene våre glir mer sømløst, sier han.

Invos løsning er modulbasert, der kunden setter sammen ønskede moduler til sin egen pakkeløsning. Dette var også et stort pluss for Vekstra.

–Invo hadde den beste «ut av boksen»-løsningen, men ga oss samtidig mulighet til å velge mellom ulike moduler, slik at vi fikk bygget vår egen løsning. Litt som smågodt, du plukker og mikser de modulene du trenger, forklarer han.

Store effektivitetsgevinster 

Vekstra har inngått en samarbeidsavtale med det norske IT-selskapet Invo, som leverer smarte løsninger for dokumenthåndtering. Invo skal forenkle regnskapskjedens arbeidshverdag. Løsningen legger seg som en brukervennlig arbeidsflate over alle filsystemer kundene bruker, og automatiserer dokumenthåndteringen med kun ett klikk. 

– Vi ser at regnskapsbransjen har en mulighet til å oppnå store effektiviseringsgevinster knyttet til automatisering og forenkling av dokumenthåndtering. For eksempel tagges dokumenter med tidsfrister for hvor lenge de skal lagres, og når de skal slettes. Vi forenkler tilgangsstyring på dokumenter, og har en løsning som automatisk lagrer e-poster i rett mappe ved hjelp av maskinlæring og avansert dataanalyse. Dermed kan vi fjerne tidstyver og øke kontrollen på dokumenter, sier Roberth Klemetsen, administrerende direktør i Invo. 

Enkelt å bruke 

Klemetsen har fått tilbakemeldinger fra regnskapsbransjen om at de ser stor verdi av smarte og brukervennlige systemer som bidrar til god etterlevelse av GDPR og håndteringen av persondata.

–  Skal man etterleve GDPR og personvernlovgivningen er det viktig med et enkelt og godt system som alle ansatte kan bruke uavhengig av forutsetninger. Alle kjenner til filbehandling, men gjennom teknologi sparer vi mye tid på opplæring og reetablering av rutiner. Dette er oppgaver som kan og bør automatiseres, fortsetter Brenden i Vekstra. 

Hittil har regnskapskjeden implementert løsningene på to av sine kontorer. Disse kontorene blir testpiloter for å etablere beste praksis før løsningen rulles ut til alle Vekstras kontorer.  

Vekstra er en franchisekjede for regnskapskontorer med fotfeste i Sør-Norge. De har høy aktivitet innen blant annet landbruk, og ved årsskiftet ble det kjent at Vekstra og Økoråd slår seg sammen. Dermed ble de Norges største franchisekjede innen regnskap med tett oppunder 500 ansatte, og representasjon på nær 70 steder i Norge.