Automatiske prosesser gjør arbeidsdagen lettere
Mange bedrifter har mange prosesser og prosjekter gående til enhver tid. Det betyr at det daglig utveksles mye informasjon, både internt og eksternt og gjerne i ulike systemer og løsninger. For å sikre god arbeidsflyt og informasjonsdeling i bedriften, uten at dette stjeler tid fra selve arbeidet med prosjektene, er automatisering av prosesser svært verdifullt. Foto: Invo AS
Administrer alle prosjekter på én arbeidsflate
De fleste bedrifter benytter seg av ulike systemer i det daglige. Med Invo binder dere disse systemene sammen, mens Invo på mange måter blir hjertet i systemet. Når dere starter på nye prosjekter, opprettes alltid disse i Invo. Prosjekter kan også opprettes i andre systemer, som for eksempel i ERP først og deretter i Invo automatisk. Da vil det samtidig opprettes en prosjektstruktur etter et predefinert oppsett. Prosjekter i samme kategori vil få identisk struktur, for å sikre en uniform prosjektflyt på tvers av bedriften. Samtidig er det mulig å definere ulike strukturer for prosjekter av ulik karakter.
Ved opprettelse av et prosjekt i Invo vil også andre systemer dere benytter kobles på. Rettigheter og tilganger i alle systemer tildeles automatisk og det vil opprettes en mappestruktur som følger prosjektet på tvers av ulike løsninger. Når hele prosjektstrukturen opprettes automatisk fra én og samme arbeidsflate, minimeres tidsbruken samtidig som sjansen for feil reduseres.
Anleggsentreprenøren Risa automatiserer arbeidsflyten med Invo. Les mer om deres erfaringer her.
Mer effektiv prosjektstyring
I tillegg til å være kjernen der alle prosjekter opprettes, blir Invo også plattformen der all informasjon samles og tilgjengeliggjøres. Si at noen i bedriften er ute på en jobb og registrerer et avvik, da blir informasjonen tilgjengelig for kollegene på kontoret umiddelbart. Integrasjon mellom systemer gjør at all relevant prosjektinformasjon finnes på samme sted, uten at noen trenger å bruke tid på å samle den. Dermed er det slutt på at noe informasjon ligger i Teams, noe annet i Sharepoint, mens mye bare finnes i de forskjellige prosjektdeltakernes innbokser i Outlook.
En mer automatisert prosjektflyt vil også hjelpe dere med å få bedre oversikt over hvilke faser ulike prosjekter er inne i. Dermed blir det enklere å planlegge tidsbruk og ressursallokering. Har dere for eksempel et høyt antall pågående prosjekter, men ser at flere av dem ligger an til å avsluttes i nær fremtid, kan dere kanskje likevel ta på dere et nytt prosjekt dere ellers ville sagt nei til grunnet antatt manglende kapasitet.
Les også: «Slik lykkes du med prosjektstyring».
Forenklet lagring og søk med maskinlæring
Med Invo Connect knyttes systemer som Outlook, Teams og Sharepoint sammen, og e-post relatert til ulike prosjekter kan lagres direkte fra Outlook med bare ett klikk. For å forenkle lagringen benytter Connect maskinlæring for å komme med anbefalinger om hvordan informasjonen skal lagres, basert på hvordan lignende informasjon har blitt lagret tidligere. Fordi løsningen lærer av dere vil også anbefalingene bli bedre etter hvert som dere tar den i bruk.
Samtidig er det ingen grunn til å lagre informasjon dersom den er umulig å finne igjen. Invo har derfor utviklet en avansert søkefunksjon basert på maskinlæring, der også mapper i seg selv er metadata og kan søkes etter. Når informasjon lagres i Sharepoint, vil hensiktsmessig tagging utføres helt automatisk. Dette gir langt bedre søk og forenkler gjenfinning av informasjon, selv når du har glemt å lagre noe under riktig navn eller på rett sted.
Lavere terskel for å lagre informasjon blant de ansatte
Mange bedrifter vegrer seg for å ta i bruk nye løsninger fordi de har medarbeidere som er lite endringsvillige. Invo kan levere løsninger med ferdig oppsett som krever svært lite av de ansatte. Fordi svært mange prosesser i Invo er automatiserte og man ikke trenger å merke opp informasjon manuelt, blir terskelen for å lagre e-post og annen informasjon lav. Vår erfaring er også at brukerne fort merker fordelene av å ha prosjektinformasjon som er søkbar og lett tilgjengelig.
Automatisering av prosesser og mer optimal informasjonslagring vil gi dere høyere datakvalitet og et bedre grunnlag for å gjøre gode dataanalyser. Dette gir økt innsikt i prosessene bedriften håndterer, som kan utnyttes for videre optimalisering av prosjektarbeidet.
