Utfordringen: informasjonen fantes, men var ikke alltid der folk trengte den
Repstad hadde allerede systemer og dokumentasjon på plass, men opplevde at kvalitetssystemet ikke var godt nok integrert i den daglige prosjekthverdagen. Informasjon fantes, men den var ikke alltid lett tilgjengelig når prosjektledere, anleggsledere eller støttefunksjoner trengte den.
Styrende dokumentasjon, prosedyrer, maler, prosjektinformasjon og annen viktig informasjon lå spredt eller var krevende å bruke effektivt. I praksis kunne det føre til at ansatte brukte utdaterte maler, kopierte dokumenter fra tidligere prosjekter eller tok i bruk lokale varianter som ikke nødvendigvis var oppdatert.
Dette var ikke bare en dokumentutfordring. For Repstad handlet det om å sikre bedre sammenheng mellom ledelsessystemet og den faktiske prosjekthverdagen.
Et ledelsessystem som ligger på siden av produksjonen, risikerer å bli noe man har – men ikke noe man bruker. For Repstad var det avgjørende at systemet skulle støtte måten prosjektene faktisk gjennomføres på.
Behovet: én samlet løsning for ledelse, kvalitet, tilbud og prosjekt
Repstad vurderte flere leverandører før de valgte Invo. Det som skilte Invo ut, var totaliteten i løsningen.
Mange systemer løste deler av behovet. Noen hadde gode funksjoner for sjekklister, datafangst, timeføring eller operative prosesser. Repstad hadde imidlertid behov for en mer helhetlig løsning som kunne samle flere sentrale deler av virksomheten:
- ledelsessystem
- kvalitetssystem
- dokumenthåndtering
- tilbudsarbeid
- prosjektstyring
- intranett og nyheter
- tilgangsstyring
- prosjektinformasjon
For Repstad var det viktig at prosessene hang sammen fra tilbud og planlegging til gjennomføring og avslutning av prosjekt. De ønsket en løsning som gjorde det enklere å finne riktig informasjon, bruke riktige maler og jobbe mer likt på tvers av prosjekter.
At Invo er bygget på Microsoft 365 og SharePoint var også en viktig del av vurderingen. Det ga en kjent arbeidsflate, kjent filstruktur og mulighet til å jobbe videre med dokumenter i verktøy mange ansatte allerede bruker i hverdagen.
Løsningen: Invo samlet prosjekthverdagen i Microsoft 365
Med Invo samler Repstad ledelsessystem, kvalitet, tilbud og prosjektstyring i én Microsoft 365-basert løsning.
Det betyr at medarbeiderne får tilgang til styrende dokumentasjon, maler, prosjektinformasjon og relevant innhold på ett sted. Prosjekter og tilbud kan bygges opp med likere struktur, og dokumentasjonen kan knyttes tettere til måten prosjektet faktisk gjennomføres på.
For brukerne betyr det at de kan jobbe i et kjent Microsoft-miljø, samtidig som Repstad får bedre kontroll, struktur og tilgjengelighet. Mappestrukturen er gjenkjennelig, dokumentene er enklere å finne, og prosjektene får tilgang til relevant informasjon når de trenger den.
Invo bidrar dermed til å bygge bro mellom ledelsessystemet og prosjekthverdagen.
Gevinsten: bedre struktur, enklere tilgang og mer støtte til prosjektene
Repstad er fortsatt i implementeringsfasen, men ser allerede tydelige gevinster ved å samle mer av arbeidsprosessene i Invo.
Den viktigste gevinsten er at ledelsessystemet blir mer tilgjengelig og relevant for dem som faktisk skal bruke det. Når dokumentasjon, maler, prosjektinformasjon og styrende innhold ligger samlet, blir det enklere å finne riktig informasjon og jobbe etter oppdaterte rutiner.
Repstad peker særlig på disse gevinstene:
- bedre tilgjengelighet til styrende dokumentasjon
- enklere søk og gjenfinning av informasjon
- likere struktur på tilbud og prosjekter
- bedre grunnlag for riktig og presis dokumentasjon
- mer effektiv oppfølging av fremdrift og leveranser
- enklere bruk av oppdaterte maler og dokumenter
- bedre sammenheng mellom ledelsessystem og prosjektgjennomføring
For Repstad handler dette ikke først og fremst om systemeffektivisering i administrasjonen. Det handler om å gi prosjektene bedre støtte i hverdagen.
Når prosjektledere og anleggsledere finner det de trenger når de trenger det, kan de bruke mindre tid på leting, kopiering og manuelle avklaringer – og mer tid på fremdrift, kvalitet og verdiskaping.
Et ledelsessystem som faktisk brukes
Et viktig prinsipp for Repstad har vært at systemet ikke skal gjøre hverdagen vanskeligere for prosjektene. Tvert imot skal det gjøre den enklere.
Derfor har innføringen vært drevet av fag, prosess og reelle behov i organisasjonen – ikke bare av IT eller administrasjon. IT har vært en viktig støttefunksjon for sikkerhet, tilgangsstyring og teknisk gjennomføring, men behovene fra produksjonen og prosjektene har vært førende.
Dette har vært avgjørende for å sikre at løsningen speiler hvordan Repstad faktisk jobber.
Ledelsessystemet skal ikke bare være riktig på papiret. Det skal være nyttig i prosjektet, tilgjengelig i hverdagen og bidra til at ansatte jobber bedre, tryggere og mer strukturert.
Tett samarbeid med Invo
Repstad trekker også frem samarbeidet med Invo som en viktig del av prosessen.
Gjennom implementeringen har Invo bidratt med rådgivning, erfaringer fra andre virksomheter og praktisk oppfølging. Dialogen har vært tett, blant annet gjennom statusmøter og løpende avklaringer i Teams.
Repstad opplever Invo som tilgjengelige, løsningsorienterte og flinke til å følge opp.
“Oppfølgingen har vært veldig bra. Invo er lett tilgjengelige, følger opp og hjelper oss videre når vi trenger det.”
Gunnar Stavem Fredriksen, HMS- og kvalitetssjef i Repstad Anlegg
Veien videre
Repstad er i gang med å overføre og videreutvikle prosjektene i Invo. Kvalitetssystemet og ledelsessystemet er allerede tatt i bruk, og neste steg er å få enda mer ut av prosjektstyringsdelen.
Målet er å samle mer av prosjektarbeidet i én struktur, uten å legge unødvendig administrasjon på organisasjonen.
For Repstad er ambisjonen klar: et system som gjør det enklere å jobbe riktig, enklere å finne informasjon og enklere å gjennomføre prosjekter med god kontroll.
Kort oppsummert
Repstad Anlegg valgte Invo fordi de ønsket én samlet løsning for ledelsessystem, kvalitet, tilbud og prosjektstyring. Med Invo får de en Microsoft 365-basert plattform som gjør informasjon, dokumentasjon og prosjektstruktur mer tilgjengelig i hverdagen.
Resultatet er et ledelsessystem som støtter produksjonen ute i prosjektene – ikke et system som skaper mer administrasjon.
