Slik lykkes du med Invo Kvalitetssystem

Med Invo Kvalitetssystem får du bedre kontroll over kvalitetsledelsen i din bedrift. Her er noen enkle tips til hvordan du lykkes best med implementeringen.

Et kvalitetssystem kan hjelpe deg med å kvalitetssikre prosessene i henhold til egendefinerte- eller andre standarder, som for eksempel ISO, men det er et par ting du bør tenke på når du går til innkjøp. Basert på erfaring fra våre prosjektledere og forskning på kvalitetsledelse fra Gartner[1], har vi kommet frem til de fem viktigste faktorene du bør ha i bakhodet ved implementering av Invo Kvalitetssystem.

1. Definer prosessene i bedriften før du går til innkjøp

Det første du bør tenke på er hvilke prosesser du har i bedriften din, samt hvordan du ser for deg at et kvalitetsstyringssystem skal passe inn i disse. Det kan være en nyttig øvelse å sette opp prosessene både grafisk og skriftlig, da dette gir en bedre oversikt. Det kreves med andre ord at det gjøres en kartleggingsjobb i forkant av innkjøp, men det vil være vel verdt det i lengden.

Lurer du på om Invo Kvalitetssystem passer for din virksomhet? Bestill gratis demo.

2. Tenk på kvalitetsledelse når du implementerer

Når du skal implementere Invo Kvalitetssystem bør du også ta en gjennomgang av hvordan det skal fungere i tråd med egne systemer og rutiner for kvalitetsledelse. Selv om et kvalitetssystem kan gjøre mye enklere, vil det ikke kunne kompensere for eventuelle svake rutiner som er der fra før. Derfor er det viktig å ha et bevisst forhold til hvordan dere jobber med kvalitetsledelse i bedriften, samt hvordan kvalitetssystemet skal støtte opp rundt dette.

3. Gi noen ansvaret for å følge det opp

Når implementeringen er i gang, kan det være hensiktsmessig å ha en eller flere dedikerte personer i bedriften til å følge opp prosessen. Den eller de som har ansvar for dette, bør være tett på implementeringsprosessen og etterspørre tilbakemeldinger fra de ansatte som bruker verktøyene. Disse personene er også nyttige kontaktpunkter internt i bedriften hvis det dukker opp spørsmål rundt bruk av systemet.

4. Hold deg oppdatert og gi tilbakemeldinger

Hvis du får tilbakemeldinger fra de ansatte på ting de savner eller ikke forstår, er det en god idé å ta disse tingene opp med Invo. Vi er alltid på utkikk etter å forbedre tjenestene, og kundenes tilbakemeldinger er alltid essensielle når vi utvikler og forbedrer systemet. Invo arrangerer også jevnlig webinarer og kundesamlinger, hvor man kan diskutere utfordringer, få tips til bruk samt et innblikk i utviklingen fremover. Det er en fin arena for å dele erfaringer, lufte problemstillinger og vurdere fremtidige behov.

5. Ta deg god tid

Sist, men ikke minst, er det viktig å ha tålmodighet i implementeringen. Når bedriften har implementert en ny løsning eller funksjon, er det viktig å bruke tid på å bli godt kjent med den. Da får dere også muligheten til å gjøre eventuelle utbedringer, før man begynner å implementere nye funksjoner. Hvis man forsøker å gjøre for mye på kort tid, kan det resultere i ikke-optimale løsninger og misfornøyde brukere.

[1] Gartner Peer Insights Lessons Learned: Implementing Quality Management System Software, Mai 2020