Hva er prosjektsstyringsprogramvare for bygg og anlegg?

Bygg- og anleggsprosjekter involverer mange mennesker, store mengder dokumentasjon og en kontinuerlig strøm av kommunikasjon. Tegninger endres, avtaler oppdateres, beslutninger tas på e-post og nye aktører kommer inn og ut av prosjektet.

Samtidig bruker mange virksomheter allerede Teams, SharePoint, Outlook og andre Microsoft 365-verktøy i prosjektarbeidet. Utfordringen er ofte ikke mangel på systemer, men å sikre at informasjonen struktureres og håndteres likt fra prosjekt til prosjekt.

Det er her prosjektstyringsprogramvare for bygg og anlegg – ofte omtalt som Construction Project Management Software – kommer inn.

En god løsning skal skape en felles struktur for hvordan prosjekter opprettes, gjennomføres, dokumenteres og avsluttes. Målet er at prosjektlederne skal bruke mindre tid på administrasjon og leting etter informasjon, og mer tid på selve prosjektgjennomføringen.

Hva er "Construction Project Management Software"?

Construction Project Management Software, eller prosjektstyring for bygg og anlegg, er programvare utviklet for å organisere og styre informasjon og arbeidsprosesser gjennom hele prosjektets levetid.

For en entreprenør kan det bety at prosjektleder, anleggsleder, underentreprenører og administrasjonen jobber med den samme prosjektinformasjonen, fremfor at dokumenter og kommunikasjon ligger spredt mellom ulike systemer og personlige innbokser.

Løsningen kan sørge for at nye prosjekter opprettes med riktig struktur, riktige tilganger og relevante prosjektmaler. Den kan også sikre at dokumenter håndteres på en konsistent måte, og at viktig kommunikasjon blir en del av prosjektets historikk.

For virksomheter som gjennomfører mange prosjekter parallelt, er dette særlig viktig. Hvis hver prosjektleder etablerer sin egen mappestruktur og sine egne rutiner, blir virksomheten raskt avhengig av enkeltpersoner.

Standardiserte prosjekt-strukturer gir bedre kontroll

Standardisering betyr at prosjektene følger de samme grunnleggende prinsippene for struktur, dokumentasjon og arbeidsprosesser.

Når et nytt prosjekt opprettes, kan prosjektstyringsprogramvaren automatisk etablere prosjektrom, dokumentstruktur, tilganger, metadata og relevante maler. Prosjektlederen slipper å starte fra blanke ark hver gang.

Det gjør det enklere å bevege seg mellom prosjekter. En medarbeider som kommer inn i et nytt prosjekt skal ikke måtte lære hvor denne prosjektlederen har valgt å lagre kontrakter, referater eller annen sentral dokumentasjon.

Det samme gjelder når en prosjektleder overtar et prosjekt fra en kollega. Jo mer virksomheten standardiserer prosjektstrukturen, desto mindre kunnskap blir låst til enkeltpersoner.

Med Invo Prosjekt kan prosjektrom opprettes med forhåndsdefinerte maler og strukturer, samtidig som løsningen er integrert med Microsoft SharePoint og Teams.

Prosjektmaler og automatisering reduserer manuelt arbeid

Standardisering blir særlig verdifull når den kombineres med automatisering.

I stedet for at noen manuelt må etablere SharePoint-områder, Teams-rom, mapper og tilgangsgrupper for hvert nytt prosjekt, kan mye av dette skje automatisk når prosjektet opprettes.

Det gir ikke bare en tidsbesparelse. Det reduserer også risikoen for at viktige mapper, tilganger eller dokumentstrukturer glemmes.

Prosjektmaler gjør det samtidig mulig å bygge virksomhetens beste praksis inn i måten nye prosjekter etableres på. Erfaringene fra tidligere prosjekter kan dermed bli en del av hvordan neste prosjekt starter.

Dokumenthåndtering er mer enn å lagre filer

Det er stor forskjell på dokumentlagring og dokumentkontroll.

Dokumentlagring betyr i praksis at filene finnes et sted. Dokumentkontroll handler om å sikre at riktig informasjon er tilgjengelig for riktig person til riktig tid.

I et byggeprosjekt kan dette være avgjørende. Dersom en medarbeider jobber videre med en gammel versjon av et dokument, eller viktig informasjon ikke er tilgjengelig for de som trenger den, kan konsekvensene bli både kostbare og tidkrevende.

En god løsning for dokumenthåndtering bør derfor gi kontroll på blant annet versjoner, tilganger, søk og historikk. Når prosjektet er avsluttet, bør det også være enkelt å finne tilbake til dokumentasjonen flere år senere.

For virksomheter som allerede bruker Microsoft 365, er SharePoint en naturlig plattform for dette. Utfordringen er å sikre at SharePoint brukes strukturert og konsekvent på tvers av hele prosjektporteføljen.

E-post er også prosjektdokumentasjon

En stor del av den viktige kommunikasjonen i byggeprosjekter skjer fortsatt på e-post.

En godkjenning fra kunden, en avklaring med en rådgiver eller en beslutning om en endring kan være minst like viktig som dokumentene som ligger i prosjektmappen.

Problemet oppstår når denne informasjonen bare finnes i Outlook-innboksen til én medarbeider.

Da blir deler av prosjektets historikk i praksis personavhengig. Dersom medarbeideren slutter, bytter rolle eller bare er utilgjengelig når informasjonen trengs, kan det bli både tidkrevende og vanskelig å rekonstruere hva som faktisk ble avtalt.

Derfor bør relevant prosjektkommunikasjon arkiveres sammen med resten av prosjektdokumentasjonen.

Med Invo Connect kan e-post og dokumenter lagres fra Outlook og Office-programmene direkte til riktig område i SharePoint og Teams. Informasjonen blir dermed tilgjengelig for prosjektorganisasjonen i stedet for å bli liggende i personlige innbokser.

Hvordan passer Microsoft 365 inn i prosjektstyringen?

Mange bygg- og anleggsvirksomheter har allerede gjort betydelige investeringer i Microsoft 365.

Medarbeiderne bruker Outlook til kommunikasjon, Teams til samarbeid og møter, og SharePoint til dokumenthåndtering. Da er det ikke nødvendigvis hensiktsmessig å introdusere enda et separat system som medarbeiderne må logge inn i og lære seg.

Et alternativ er å bygge prosjektstyringen videre på Microsoft 365.

Da kan Teams fortsatt være en sentral arbeidsflate for samarbeid, SharePoint brukes til dokumenthåndtering og Outlook til kommunikasjon, mens prosjektstyringsløsningen etablerer strukturen rundt prosjektet.

Dette kan redusere terskelen for bruk fordi medarbeiderne fortsetter å jobbe i verktøy de allerede kjenner.

For IT-organisasjonen gir det samtidig muligheten til å bygge videre på en teknologiplattform virksomheten allerede benytter.

Hvordan reduserer god dokumentkontroll risiko i prosjektet?

God prosjektstyring handler også om risikoreduksjon.

Når prosjektinformasjonen er strukturert, blir det enklere å vite hvilken dokumentasjon som er gjeldende, hvem som har tilgang og hvilke beslutninger som er tatt underveis.

Det reduserer risikoen for feil som skyldes utdaterte dokumenter eller manglende informasjon. Samtidig blir det enklere å dokumentere historikken dersom det senere oppstår spørsmål om hva som ble avtalt eller besluttet.

God dokumentkontroll gir derfor ikke bare bedre orden. Det gir bedre sporbarhet og et bedre beslutningsgrunnlag gjennom hele prosjektet.

Hva bør du se etter i et prosjektstyringsverktøy for bygg og anlegg?

Det finnes mange typer prosjektstyringsverktøy, og behovene varierer fra virksomhet til virksomhet.

For en entreprenør som allerede bruker Microsoft 365, bør et sentralt spørsmål være hvor godt løsningen passer inn i arbeidsprosessene dere allerede har.

Det bør være enkelt å standardisere prosjektstrukturen, opprette nye prosjekter fra maler, styre tilganger, håndtere dokumenter og arkivere e-post. Det bør også være mulig å integrere løsningen med andre sentrale forretningssystemer der det er relevant.

Det viktigste er at teknologien gjør prosjektgjennomføringen enklere.

Et nytt system som skaper mer dobbeltregistrering, flere arbeidsflater og mer administrasjon løser sjelden det egentlige problemet.

Fra separate systemer til én prosjekthverdag

Dette var også en sentral problemstilling for Repstad Anlegg.

Da selskapet skulle videreutvikle sitt ledelsessystem, tok de utgangspunkt i hvordan prosjektledere, anleggsledere, ingeniører og andre medarbeidere faktisk jobbet i hverdagen.

Behovet var ikke enda et separat system. De ønsket å samle ledelsessystem, kvalitet, tilbud og prosjektstyring i en løsning som hang tettere sammen med den operative prosjekthverdagen.

Med Invo bygger Repstad videre på Microsoft 365 og får mer standardiserte strukturer for prosjekter og dokumentasjon.

Som Gunnar Stavem Fredriksen, HMS- og kvalitetssjef i Repstad Anlegg, sier:

«For oss handler det om å gjøre hverdagen enklere ute i prosjektene. Systemet skal støtte produksjonen i prosjektene – ikke skape mer administrasjon.»

Prosjektstyring skal gjøre prosjektene enklere å gjennomføre

Construction Project Management Software handler derfor om langt mer enn fremdriftsplaner og oppgavelister.

For mange entreprenører ligger den største gevinsten i å skape en felles måte å arbeide på gjennom hele prosjektporteføljen.

Standardiserte prosjektstrukturer, prosjektmaler, automatisert prosjektopprettelse, dokumentkontroll og e-postarkivering gjør det enklere å finne informasjon og dokumentere hva som har skjedd i prosjektet.

Og for virksomheter som allerede bruker Microsoft 365, kan det være en betydelig fordel å bygge prosjektstyringen videre på Teams, SharePoint og Outlook fremfor å etablere enda en separat arbeidsflate.

Målet bør være det samme uansett teknologi: bedre kontroll, bedre informasjonsflyt og mindre administrasjon for dem som faktisk skal gjennomføre prosjektet.

Ofte stilte spørsmål om prosjektstyringsprogramvare for bygg og anlegg

Hva er prosjektstyringsprogramvare for bygg og anlegg?

Det er programvare som hjelper entreprenører og andre prosjektbaserte virksomheter med å strukturere, gjennomføre og dokumentere prosjekter. Løsningen kan blant annet samle prosjektinformasjon, dokumenter, e-post, tilganger og arbeidsprosesser i en felles struktur.

Hvorfor standardisere prosjektstrukturen?

En standardisert struktur gjør at prosjektene organiseres på samme måte. Det gjør informasjon enklere å finne, reduserer personavhengighet og gjør det lettere for medarbeidere å arbeide på tvers av ulike prosjekter.

Hvorfor bør prosjekt-e-post arkiveres?

E-post inneholder ofte viktige beslutninger, godkjenninger og avklaringer. Når denne kommunikasjonen arkiveres sammen med prosjektets dokumentasjon, blir prosjektets historikk tilgjengelig for flere enn personen som opprinnelig mottok e-posten.

Kan prosjektstyringsprogramvare integreres med Microsoft 365?

Ja. Invo er eksempelvis bygget på Microsoft 365 og SharePoint og benytter verktøy som Teams, SharePoint og Outlook som en del av arbeidsflaten.

Hva er forskjellen mellom dokumentlagring og dokumentkontroll?

Dokumentlagring handler om hvor dokumentet ligger. Dokumentkontroll handler om å sikre at riktig versjon av dokumentet er tilgjengelig for de riktige personene, med nødvendig historikk og sporbarhet.