Standardisert prosjektstyring for bygg og anlegg – bygget på Microsoft 365

I bygg- og anleggsprosjekter er det sjelden mangel på dokumenter, e-poster, avtaler, tegninger eller kommunikasjon. Utfordringen er heller å sikre at alle prosjekter håndteres på en enhetlig måte – og at informasjonen faktisk er tilgjengelig når den trengs.

Derfor har vi i Invo standardisert løsningen vår for bygg og anlegg.

Invo Prosjekt gir entreprenører og prosjektorganisasjoner en ferdig struktur for hvordan prosjekter opprettes, organiseres og følges opp i Microsoft 365. Målet er enkelt: mindre tid brukt på administrasjon og leting etter informasjon – og bedre kontroll gjennom hele prosjektets levetid.

I dag brukes Invo-løsninger av rundt 30 000 mennesker.

Fra individuell prosjektstyring til en felles prosjektstandard

Mange virksomheter har allerede Microsoft 365, Teams og SharePoint. Likevel ser vi ofte at prosjektstrukturen varierer fra prosjektleder til prosjektleder.

Én prosjektleder oppretter mapper på én måte. En annen bruker Teams. En tredje lagrer viktig korrespondanse i sin egen Outlook-innboks.

Det fungerer så lenge organisasjonen er liten og de riktige personene er tilgjengelige. Men når antall prosjekter, ansatte, underentreprenører og dokumenter øker, blir mangelen på standardisering raskt en utfordring.

Med Invo kan virksomheten etablere standardiserte prosjektstrukturer som brukes på tvers av alle prosjekter.

Når et nytt prosjekt opprettes, kan riktig struktur etableres automatisk med definerte mapper, dokumentområder, metadata, tilganger og prosessmaler.

Prosjektlederen slipper dermed å starte hvert prosjekt fra bunnen av.

Prosjektmaler og automatisert prosjektopprettelse

En viktig del av vår standardiserte løsning for bygg og anlegg er bruk av prosjektmaler og automatisering.

Virksomheten kan definere hvordan ulike typer prosjekter skal settes opp – for eksempel basert på prosjektstørrelse, kontraktstype, kunde eller fagområde.

Når prosjektet etableres, opprettes riktig struktur automatisk i Microsoft 365.

Det gir blant annet:

• lik prosjektstruktur på tvers av organisasjonen
• enklere onboarding av nye prosjektledere
• mindre risiko for at viktig informasjon lagres feil
• raskere oppstart av nye prosjekter
• bedre grunnlag for styring, rapportering og dokumentasjon

For IT betyr dette også mindre behov for manuell opprettelse og administrasjon av Teams- og SharePoint-områder.

Dokumenter og e-post samlet i prosjektet

Dokumenthåndtering er en sentral del av enhver prosjektstyrings-programvare for bygg og anlegg.

I bygg og anlegg foregår mye av den viktige kommunikasjonen fortsatt på e-post. Avklaringer, endringer, avtaler og beslutninger kan ligge spredt i personlige innbokser – samtidig som prosjektets øvrige dokumentasjon ligger i Teams eller SharePoint.

Invo gjør det mulig å arkivere prosjektkommunikasjon direkte fra Outlook til riktig prosjekt.

Dermed kan prosjektets dokumenter og e-post samles i én felles struktur i Microsoft 365, i stedet for å være avhengig av den enkelte medarbeiders innboks.

Det gir bedre sporbarhet og gjør det enklere å finne tilbake til dokumentasjon både underveis og etter at prosjektet er avsluttet.

Bygget på Microsoft 365

Invo er ikke et separat prosjektsystem som introduserer enda en plattform medarbeiderne må lære seg.

Løsningen bygger videre på Microsoft 365, SharePoint, Teams og Outlook.

For virksomheter som allerede har Microsoft 365 som standardplattform betyr det at prosjektstyringen kan standardiseres uten å flytte organisasjonen over i et helt nytt økosystem.

Det gir prosjektmedarbeiderne kjente arbeidsflater samtidig som virksomheten får mer kontroll på struktur, dokumentasjon og prosesser.

Denne kombinasjonen gjør Invo til et cloud-based construction software-alternativ for virksomheter som ønsker å utnytte Microsoft-investeringene sine bedre.

Utviklet for hvordan entreprenører faktisk jobber

Vi har over tid jobbet med entreprenører og prosjektorganisasjoner med mange parallelle prosjekter, store dokumentmengder og høye krav til kontroll.

Erfaringene fra disse kundene har vært utgangspunktet når vi nå har standardisert vår løsning for bygg og anlegg ytterligere.

I stedet for at hver kunde skal starte med et blankt SharePoint-miljø og bygge sin egen løsning fra bunnen av, kan man starte med en ferdig beste-praksis-struktur og tilpasse den der det er nødvendig.

Det gjør implementeringen raskere og reduserer både kompleksitet og kostnader.

Én struktur – på tvers av prosjektene

God prosjektstyring handler ikke bare om fremdriftsplaner og økonomi.

For mange entreprenører handler det like mye om å kunne svare på noen helt grunnleggende spørsmål:

Hvor finner jeg siste versjon av dokumentet?

Hva ble egentlig avtalt med kunden?

Hvor ligger e-posten med denne avklaringen?

Har alle prosjektene våre samme dokumentstruktur?

Hva skjer med prosjektinformasjonen når prosjektlederen slutter eller bytter prosjekt?

Med standardisert prosjektstyring blir svarene mindre personavhengige.

Invo gir virksomheten en felles måte å organisere prosjektene på – samtidig som prosjektlederne fortsatt kan arbeide i verktøyene de kjenner fra Microsoft 365.

Standardisert prosjektstyring for bygg og anlegg

For virksomheter som vurderer nye programvarer for prosjekststyring, mener vi det er viktig å se utover funksjonslisten i det enkelte systemet.

Det avgjørende er om løsningen gjør det enklere å etablere en felles arbeidsmetodikk på tvers av prosjektene.

Med Invo får bygg- og anleggsvirksomheter en standardisert løsning for prosjektopprettelse, dokumenthåndtering og e-postarkivering – bygget direkte på Microsoft 365.

Resultatet er mindre administrasjon, bedre struktur og større kontroll over prosjektinformasjonen.

[Les mer om Invo Prosjekt og prosjektstyring]

[Se hvordan Repstad Anlegg bruker Invo for å støtte produksjonen uten å skape mer administrasjon]

[Les mer om dokumenthåndtering i Invo]

[Kontakt oss for en gjennomgang av løsningen for bygg og anlegg]