Istad fikk konsistent dokumenthåndtering i SharePoint med Invo

Energikonsernet Istad oppdaget tidlig at de hadde utfordringer med en stadig voksende og ustrukturert mappestruktur på filserver, samt lagring av forretningskritiske e-poster og vedlegg i private e-postbokser. Invo ble kontaktet, og med innspill fra Istad ble det levert et effektivt og brukervennlig system for filhåndtering, arkivering og samhandling. (Foto: Istad AS)

Istadkonsernet i Molde består av datterselskaper som leverer og produserer strøm, drift av el-nett og fibertjenester. De har brukt Invo i mange år, noe som har hjulpet dem med å få et strukturert system for filhåndtering, arkivering og intern samhandling. IT-sjef i Istad, Dyre Halse, forklarer:

– Det hele startet med at vi tok i bruk SharePoint i 2008. Da møtte vi på en utfordring. Hvordan skal vi lagre ting i SharePoint, og hvordan skal vi strukturere det? Var det tenkelig at vi greide å avvikle all bruk av filserver og flytte alt til SharePoint? Vi prøvde først å løse dette selv, men oppdaget etter hvert at det ble en for omfattende og for kostbar jobb til å sitte med internt, sier Halse.

Fikk koblet sak og prosjekt sammen

Det førte til at Istad begynte å sondere markedet for løsninger som kunne bistå dem med utfordringene de hadde. Da ble de kjent med Invo med sine standardløsninger for Microsoft 365, og valgte å innlede et kundeforhold.

– Da vi tok i bruk Invos programvare fikk vi på plass en standardisert lagringsløsning på toppen av SharePoint, med definerte tilganger, titler også videre. Vi benytter i dag Invo Prosjekt, og har også fått laget et saksarkiv basert på prosjektmodulen som inneholder de nødvendige funksjoner for å arkivere i henhold til arkivloven. Det har gjort at vi har fått en enklere måte å holde oversikt over dokumenter i prosjekter og saker, samtidig som vi er sikre på at vi ivaretar kravene til arkivering, sier Halse og legger til:

–Vi fikk en dokumentløsning som leverte på de fleste områder knyttet til oppbevaring og håndtering av dokumenter. Dette til en hyggelig pris sammenlignet med alternativene som var på markedet. I tillegg har vi fått en mer konsistent dokumenthåndtering, hvor informasjonen enkelt er tilgjengelig på både PC og mobil plattform.

Lurer du på om Invo Prosjekt passer for din virksomhet? Kontakt oss for å få personlig veiledning.

Flyttet e-postene inn i SharePoint

Som følge av et langvarig samarbeid har Istad gitt mange innspill og vært med på å påvirke flere av løsningene Invo har i dag. Dette inkluderer blant annet add-in-løsningen i Outlook, som i dag er en del av Invo Connect.

– Det begynte med at vi hadde utfordringer knyttet til strukturering av mapper og e-post. E-postene ble ikke arkivert, men ble istedenfor liggende i den enkeltes innboks og var dermed utilgjengelig for andre. En e-post med vedlegg kan forsvinne hvor som helst, noe som er en utfordring for oss - da vi blant annet beredskapssensitiv informasjon som ikke kan komme på avveie, sier Halse.

–Vi kommuniserte disse behovene til Invo, som hadde en løsning som enkelt arkiverte e-post og vedlegg i en ryddig mappestruktur i prosjekter og saker. Det har vært gull verdt for oss, ettersom vi ikke lenger jobber i siloer og har all informasjon tilgjengelig i skyen til enhver tid. Det gjør det også enklere å dele informasjon, både internt og med våre samarbeidspartnere, når vi har behov for det, legger han til.

Lyst til å prøve Invo Connect? Bestill gratis demo.

Slipper å være helpdesk

Et siste og viktig poeng Halse trekker frem, er hvordan behovet for support har blitt betraktelig redusert ved å ta i bruk Invo.

– Helpdesken hos Invo har vært gull verdt for oss, da de har en omfattende SharePoint-kompetanse. De er en viktig forlengelse av vår egen IT-helpdesk på dokumenthåndtering og SharePoint. Spesielt tilgangsfunksjonene i SharePoint kan være en utfordring å mestre. For å øke kompetansen på dette ganske komplekse området har vi kjørt workshops over Teams med Invo helpdesk for våre superbrukere. Invo Tilgangskontroll har også vært en veldig nyttig tilleggsfunksjon, som har kommet til for å redusere kompleksitet og gi bedre dokumentkontroll for prosjektledere, sakseiere og eiere av dokumentområder.

– Når våre brukere kommer til meg med utfordringer jeg ikke umiddelbart kan bistå de med, vet jeg at Invo sin supportavdeling kan ta tak i det raskt og effektivt. Det gjør at jeg slipper å være en fullverdig helpdesk for SharePoint, noe som har gitt både meg og brukerne en mer effektiv arbeidshverdag, konstaterer Halse.