CoPilot er på vei inn hos mange, men har du kontroll på tilgangen til dataene i SharePoint/Invo?

Utrullingen av CoPilot er godt i gang, og for mange kan det gi nye og bedre måter å jobbe på. Men med CoPilot, kommer også noen utfordringer. Blant annet en litt annerledes tilgangskontroll.

Ved vanlig søk så må du søke med tekst eller ulike egenskaper for å finne det du leter etter. Nytt med CoPilot er at du nå bare kan spør den om noe, så vil den gjøre sitt beste til å finne informasjonen den tror du ønsker. Alt av tilgangsstyring er selvsagt ivaretatt som før, men istedenfor å gå målrettet til verks for å finne noe, vil denne gjøre det så mye enklere.

En konsekvens av dette er at du da fort også kan få opp informasjon du kanskje egentlig ikke skulle hatt tilgang til, men som ville være vanskeligere å finne ved vanlig søk. Tilganger i SharePoint kan settes på alle nivå, og kan gis til brukere og grupper. Dette kan ha blitt satt på et tidspunkt på ulike områder, men kan behovet og bruken ha endret seg i ettertid, uten at tilgangen har blitt gjennomgått på nytt? Dette er nå en utfordring mange står ovenfor, og som kan være utfordrende å håndtere. Å gå gjennom alt i SharePoint i forkant er også en veldig tidkrevende prosess.

Microsoft lanserer Restricted SharePoint Search

For å hjelpe med dette kommer Microsoft i disse dager med ny funksjonalitet, kalt Restricted SharePoint Search. Med denne kan man deaktivere globalt søk og tilgjengeliggjøre områder etter behov, og på denne måten kjøpe seg tid til en kontrollert gjennomgang av dataene. Utfordringen med dette er at den ikke kun begrenser søk fra CoPilot, men også generelt i SharePoint. I tillegg til problemene dette skaper for brukerne, vil også funksjonaliteten i Invo som baserer seg på søk bli påvirket av dette.

De fleste som har vært borte i tilgangsstyringer i SharePoint vet at dette kan være en omstendelig prosess. Heldigvis har vi i Invo tenkt på dette og utviklet en egen add-on som vil hjelpe deg med å gi en slik oversikt og kunne ta nødvendige grep, gjennom Invo Tilgangskontroll. Se mer her: INVO Tilgangskontroll | Kontroll over interne og eksterne tilganger til virksomhetens informasjon | Invo - Invo