Hvordan har NIVA jobbet for å standardisere prosjektgjennomføringen

Da NIVA inngikk avtalen med Invo i 2021 var målet å standardisere prosjektgjennomføringen. Med Invo fikk de en løsning som knyttet sammen flere av systemene deres i en og samme løsning, og som ivaretok behovene for god dokumentasjon, arkivering og gjenfinning.

NIVA er Norges ledende miljøforskningsinstitutt for vannmiljø, og med rundt 700 prosjekter årlig var et effektivt og standardisert prosjektstyringssystem viktig for å sikre god samhandling. Seksjonsleder for Prosjektstøtte i NIVA, Palma Kristin Larsen, påpeker at utfordringen deres lå i å ha flere ulike systemer som ikke kommuniserte godt nok med hverandre.

— Før vi startet med Invo, hadde vi utfordringer med systemer som ikke snakket sammen, og som derfor ikke la til rette for god arbeidsflyt og en felles struktur. Da vi var på leting etter en ny løsning, ønsket vi en felles prosjektflate, som ivaretok behovene våre for blant annet dokumentasjon og arkivering, forklarer Larsen.

Invo har gjort at nødvendige systemer, som for eksempel økonomisystemet, er tettere integrert mot prosjektene.

— Invo støtter opp om vår kjernevirksomhet, og med gode integrasjoner mot andre systemer, får vi jobbet mer strukturert i en arbeidsflate. For eksempel opprettes et prosjekt automatisk i Invo, i det vi legger det inn i økonomisystemet. Det sparer oss for mye dobbeltarbeid, forklarer hun.

— Invo støtter opp om vår kjernevirksomhet, og med gode integrasjoner mot andre systemer, får vi jobbet mer strukturert i en arbeidsflate. I det et prosjekt opprettes i økonomisystemet, opprettes det samtidig i Invo. Det sparer oss for mye dobbeltarbeid.

Palma Kristin Larsen

Seksjonsleder for Prosjektstøtte

Bedre samhandling i prosjektene

Med 700 prosjekter årlig, trengte NIVA et felles prosjektrom. Et standardisert prosjektrom, med en anbefalt mappestruktur, gjør det lettere å sette seg inn i nye prosjekter, da strukturen og arbeidsmåten er kjent.

— Med Invo har vi fått SharePoint-funksjonalitet, som legger bedre til rette for samhandling i prosjektene. Vi har Teams-integrasjoner for diskusjoner og samarbeid, men også mulighet til å samhandle direkte i dokumentene våre, forklarer Larsen.

Invo gir også potensiale for å forenkle måten vi kan tilgangsstyre prosjektene våre. Her får vi oversikt over personer med tilgang på hvert enkelt prosjekt. Slik kan NIVA sikre at det er de riktige personene som har tilgang på prosjekt og dokumentasjon, på en oversiktlig og enkel måte.

God implementering krever interne ressurser

Ved valg av nye IT-systemer kreves det ofte mye egeninnsats fra bedriftene for å lykkes. For NIVA ble det viktig å organisere en implementeringsplan for å sikre fremdrift i prosjektet.

— Vi fikk god nytte av å opprette en arbeidsgruppe for implementering internt, og var bevisste på at det ville ta tid før alt var klart. I arbeidsgruppene fikk vi også forankret behov, integrasjoner og eventuelle tilpasninger vi måtte gjøre for å få løsningen vi trengte.

Larsen påpeker at ting tar tid når man skal endre strukturer og måten folk arbeider på.

— En ting mange ofte glemmer, er å sette av interne ressurser også etter implementering. Det vil komme spørsmål og eventuelle utfordringer etter at løsningen har gått live. Vi er også avhengig av at alle som jobber i prosjektene kan løsningene, og vet hvordan de brukes, avslutter Larsen.