Legeforeningen: 8 år med saksbehandling i Invo

Den norske legeforening har vært kunde av Invo siden 2016. Siden den gang har over hundretusen saker blitt behandlet i Invo Sak.

Med ca. 180 ansatte, og flere titallstusen behandlede saker, har Invo vært et godt brukt verktøy i organisasjonen. Siden oppstarten har 114 000 saker blitt behandlet via Invo Sak, og det kan ofte være opp mot 5000 åpne saker til enhver tid. Derfor har Invo blitt et svært viktig system for Legeforeningen. Med Invo Sak får de historikk på saker, og alt i ett vindu. Det gjør det både enkelt og oversiktlig for saksbehandlerne å ha kontroll på sakene sine. Hilde Thomassen, fagleder arkiv, i Den norske legeforening, sier at Invo er brukt av flere avdelinger, men på ulike måter.

– Juridisk avdeling og Medisinsk fagavdeling jobber mye med saker opp mot medlemmer. I tillegg behandles høringer, og saker sendes månedlig til behandling hos sentralstyret og andre råd. Generelt sett brukes løsningen mye og variert av hele organisasjonen, forklarer Thomassen.

Hilde Thomassen

Fagleder arkiv

Intuitivt og enkelt sakssystem

Thomassen trekker frem at systemet er enkelt å bruke for de fleste.

– De ansatte er flinke til å bruke systemet, noe som tyder på at det er intuitivt og enkelt å bruke. Det er sjeldent jeg må bistå, så det er veldig positivt. Den generelle tilbakemeldingen er også at folk er fornøyd, og at løsningen er brukervennlig. Det er selvsagt enkelte ting som lugger litt uansett hva slags system man bruker, men det er vanskelig å unngå, påpeker Thomassen.

Selv om Legeforeningen har brukt løsningen i snart 8 år, jobbes det stadig for å effektivisere løsningen. For tiden har Legeforeningen et pågående prosjekt, for å få inn en inn en ny løsning for nettskjema. Med denne funksjonaliteten kan medlemmene fylle ut skjema på nettsidene til Legeforeningen, og basert på informasjonen som legges inn, vil det opprettes en sak i sakssystemet med ferdig utfylt metadata og koblet til riktig avdeling.

– Vi har et prosjekt pågående for en integrasjon mellom Invo og Indent, som jeg har stor tro på. Med denne funksjonaliteten kan medlemmene fylle ut skjema på nettsidene til Legeforeningen, og basert på informasjonen som legges inn, vil det opprettes en sak i sakssystemet med ferdig utfylt metadata og koblet til riktig medlem. Her forventer jeg stor gevinst, og at vi sparer mye tid. I tillegg til å forenkle, vil dette sikre en trygg innsending av informasjon og vedlegg, forklarer Thomassen.

I tillegg til trygg innsending, vil innsender også få ett varsel på epost som inneholder saksnummer. Det gir mulighet for å at medlemmet kan sende inn mer informasjon ved behov, og det vil lagres på samme sak.

God og rask support

Som spesielt positivt med Invo, trekker Thomassen frem supportavdelingen. Er det spørsmål, feil eller endringer er supportavdelingen tilgjengelig for å svare.

– Vi er godt fornøyde med supportavdelingen hos Invo, og det er supert at vi har direktekontakt med dem. Da slipper vi at viktige ting forsvinner i mellomleddet. Samtidig får vi alltid rask og god hjelp når vi tar kontakt, og det er verdifullt for oss som jobber i systemet daglig, forklarer hun.

Vi er glade for at Den norske legeforening velger å bruke Invo som sitt saksbehandlingssystem, og ser frem til å fortsette å forenkle arbeidshverdagen for både ansatte og medlemmer.