Digi.no: Invo mener de har løst problemet med manglende arkivering av offentlig e-post

Invo har utviklet et system for sak- og arkiv sammen med Documaster som gjør at saksbehandlere slipper å forholde seg til arkivkodene i Noark-standarden.

Den nye sak- og arkiv løsningen, utviklet i samarbeid mellom Invo og Documaster, ble omtalt i digi.no tidligere denne uken. Løsningen er basert på Microsoft 365 og skal forenkle arkiveringsprosessen for saksbehandlere i interkommunal- og offentlig sektor.

Daglig leder i Invo, Roberth Klemetsen, forklarte til avisen at løsningen har som mål å frigjøre saksbehandlere fra arkiveringsarbeid.

– Noark-standarden er ganske rigid, og i dagens arkiveringssystemer vil en saksbehandler typisk måtte fylle ut flere arkivkoder for å arkivere en e-post riktig. Dermed må en saksbehandler i en kommune eller en hvilken som helst annen offentlig virksomhet ha kunnskap om standarden, som jo er et fag i seg selv og laget for arkivarer. Den er ikke noe en vanlig saksbehandler har inngående kjennskap om, og konsekvensen er at mye som burde vært arkivert, ikke blir det, uttalte Klemetsen til digi.no.

Les mer om den nye løsningen fra Invo og Documaster på digi.no.

Fjellinjen: arkiveringsprosessen nå har blitt betraktelig forenklet

Flere selskaper har allerede gått til innkjøp av løsningen og er i gang med integreringen. Bomselskapet Fjellinjen er et av dem. Tina Mamelund er fagansvarlig for anskaffelsesprosjektet og superbruker for systemet, og sier til digi.no at arkiveringsprosessen nå har blitt betraktelig forenklet.

– Når en sak opprettes, er det lett å velge hvordan den skal arkiveres. Kategoriene man velger blant i nedtrekksmenyene, er spesiallaget for Fjellinjen, og vi har jobbet mye med å gjøre det så intuitivt som mulig for saksbehandlerne å velge riktige kategorier. Når det kommer inn e-poster, er det også enkelt å legge dem til den saken de tilhører, slik at systemet arkiverer dem riktig, sier Mamelund til digi.no.

– Tidligere har vi hatt forskjellige lagringsområder i ulike løsninger. Noe har vært tilgjengelig basert på tilgangskontroll i SharePoint-løsninger, mens kontrakter og avtaler, for eksempel, har ligget i et eget kontraktsarkiv. Det har heller ikke nødvendigvis vært sånn at inn- og utkorrespondansen i samme sak har ligget på samme sted. Det gjør den nå, sier Mamelund.

Les også tidligere sak om Invo Connect i digi.no: Norskutviklet produkt lagrer e-post-filer i SharePoint og Teams med ett klikk.