Fra skyggestruktur til effektiv skyløsning med Invo
Lokale filservere og egne skyggestrukturer hindret Teqva Gruppen fra å effektivisere produksjonsarbeidet sitt. Med Invo sine skyløsninger har selskapet systematisert informasjonsflyten og muliggjort et økt fokus på kundearbeid. Foto: Teqva Gruppen AS
Teqva Gruppen er blant de største leverandørene av ventilasjon, rør, automasjon og elektro til bolig- og næringsbygg på Vestlandet. Til sammen huser konsernet over 800 ansatte fordelt på tre selskap.
I lang tid har de ansatte jobbet i ulike systemer og med egne mappestrukturer, noe som har gått utover informasjonsflyten og produksjonsarbeidet. Etter introduksjonen av skybaserte verktøy fra Invo, som Invo Prosjekt, Invo Kvalitetssystem og Invo Dokumentsenter, har Teqva Gruppen effektivisert arbeidsflyten gjennom et felles og intuitivt rammeverk.
Måtte se til skyen
Teqva Gruppen har lenge brukt lokale filservere til informasjonslagring. Uten faste mappestrukturer har det tatt lang tid for de ansatte å navigere seg til riktige dokumenter når de trenger dem. Det har ført til at man har lagd egne skyggestrukturer som ikke har vært knyttet opp til økonomisystemet. Ifølge Tore Martinsen, IKT-ansvarlig i Teqva, har dette gått utover effektiviteten til selskapet.
– Det å ha produksjonsunderlaget der produksjonen foregår er essensielt for å kunne gjennomføre arbeidet effektivt. Dette var tidligere veldig utfordrende, ettersom all informasjon lå spredt på en filserver med dårlig struktur, sier Martinsen og legger til: – Utfordringen med å strukturere og systematisere informasjonen vår, og ikke minst gjøre den tilgjengelig uansett hvor man er, gjorde at vi så mot skyen.
Selskapet forsøkte seg først på egenhånd, men skjønte fort at det kunne bli krevende. Tid som helst skulle gå til kunde- og produksjonsarbeid gikk heller til å finne og lage det perfekte oppsettet.
– Vi trengte ekstern hjelp og fant heldigvis en god samarbeidspartner i Invo. Løsningene deres, som Invo Prosjekt og Invo Connect, har effektivisert arbeidet vårt betydelig. I tillegg opplever vi at Invo er serviceinnstilte og leverer raskt, noe som er viktig for oss, forteller Martinsen.
Gull verdt
Invo Connect gir tilgang til alle dokumenter i SharePoint, Teams og OneDrive for Business, direkte i Outlook.
– Vår datafangst starter jo som regel i Outlook, så å få den intuitive «droppesonen» for lagring i SharePoint og Teams direkte fra Outlook var viktig, sier Martinsen.
Likevel var det først med Invo Prosjekt at Teqva Gruppen opplevde den store endringen i arbeidshverdagen.
– Da vi opprettet prosjekter tidligere hadde hver avdeling sin operasjon og måte å gjøre det på. Nå har vi Invos prosjektportal, som er integrert med både kvalitetskontroll-applikasjonen som brukes på byggeplass og vårt økonomisystem. Det gjør at vi kun trenger å registrere prosjektinformasjonen ett sted, også oppdateres den automatisk på alle tre flatene. For oss er det gull verdt, forteller Martinsen.
Teqva Gruppen har valgt en løsning der det er predefinerte mappestrukturer og standardiserte malverk. Det betyr at nåværende og nye ansatte enkelt kan sette seg inn i nye prosjekter og bruke mer tid på det faktiske produksjonsarbeidet enn å lete seg vill i en foreldet informasjonsjungel.
– Vi fikk god hjelp fra Invo på strukturering, integrasjoner og implementering. Vi har kun gjort noen ytterst få justeringer i etterkant, så de traff godt på våre behov, sier Martinsen.
Fra usikkerhet til trygghet
Det å flytte fra lokal server og ut i skyen har ikke bare gitt Teqva Gruppen bedre struktur på dokumentene, det har også gitt dem trygghet i arbeidet.
– I samspillet med Invo, Microsoft 365 og Outlook, er vi nå mye tryggere på at alle har den informasjonen de trenger og vet hvor de finner den. Dette reduserer naturlig nok avvik og usikkerheten når man jobber med dokumenter. Jeg vil påstå at vi bruker 10-15 prosent mindre tid på dette arbeidet nå, også er det i tillegg betraktelig mer presist, forteller Martinsen.
– Vi er for øvrig i gang med å få implementert en anleggsmodul. Det gjør at vi får strukturert enda en del av filserveren, og får tatt i bruk den effektive arbeidsflyten vi allerede har implementert på de andre områdene, legger han til: – Implementeringen av Invo sin løsning skulle også vise seg å være essensiell da pandemien traff og landet stengte ned i mars i fjor.
– Med denne løsningen ble vi definitivt mindre sårbare i lengre perioder med hjemmekontor. Når alt er på ett sted og til enhver tid oppdatert, blir det mindre støy og usikkerhet. Det er spesielt viktig for oss, da vi jobber mye på tvers av avdelinger. Vi ser at opplæring på tvers av lokasjoner/avdeling går mye enklere da vi har likt system for alle. Det har også vært enkelt å gjøre opplæring på systemet selv om vi har sittet separat, ved hjelp av interne- og Invos opplæringsvideoer, samt webinarer, avslutter Martinsen.
