Hva er informasjonsforvaltning og hvorfor er det viktig?
Informasjonsforvaltning handler om sikker og effektiv administrasjon av informasjon. Dette er spesielt nyttig når informasjon skal lagres og deles, og overholde lover og regler. Men hva innebærer det, og hvorfor er det så viktig?
Hva er informasjonsforvaltning?
Informasjonsforvaltning viser til prosessen med å samle inn, lagre, behandle, og distribuere informasjon på en systematisk og effektiv måte. Dette tar for seg alt fra hvordan data registreres og lagres, til hvordan den brukes og deles innenfor organisasjonen. Formålet med informasjonsforvaltning er å sikre at informasjonen er nøyaktig, tilgjengelig, og sikker, slik at den kan brukes til å ta informerte beslutninger.
Hvorfor er informasjonsforvaltning viktig?
Manglende struktur på dokumenter og informasjon kan føre til ineffektivitet, sikkerhetsrisikoer og dårlig kvalitet på beslutningsgrunnlaget. Med god informasjonsforvaltning kan bedrifter forbedre effektiviteten, redusere risikoen for datalekkasjer, og sikre at de overholder lover og reguleringer. Dette bidrar til bedre kvalitet på tjenestene, økt kundetilfredshet og høyere lønnsomhet.
Eksempler på utfordringer:
Uten god informasjonsforvaltning kan bedrifter møte utfordringer som:
- Tidkrevende søk etter informasjon: Ansatte kan bruke unødvendig mye tid på å finne nødvendige dokumenter og data.
- Duplisering av data: Uten klare retningslinjer kan det oppstå flere versjoner av samme dokument, noe som skaper forvirring.
- Risiko for datalekkasjer: Manglende kontroll over informasjonen kan føre til uautorisert tilgang og datalekkasjer.
Eksempler på informasjonsforvaltning systemer:
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Teams
- Google Workspace
Hvordan sørge for god informasjonsforvaltning?
- Utvikle klare retningslinjer og prosedyrer
Et sett med klare retningslinjer og prosedyrer for hvordan informasjon skal håndteres er viktig. Dette inkluderer alt fra hvordan data skal samles inn og lagres, til hvordan det skal behandles og slettes. - Bruke passende teknologi
Moderne teknologi kan i stor grad hjelpe med å administrere informasjon effektivt. Dette inkluderer bruk av avanserte databasesystemer, skybaserte løsninger, og sikkerhetsverktøy som kryptering og tilgangskontroll.
- Opplæring av ansatte
Alle ansatte bør være godt informert om organisasjonens informasjonsforvaltningspraksiser og deres egen rolle i å opprettholde dem. Regelmessig opplæring og bevisstgjøring er nødvendig for å sikre at alle følger de etablerte retningslinjene. - Kontinuerlig overvåking og forbedring
Informasjonsforvaltning er ikke en engangshendelse, men en kontinuerlig prosess. Organisasjoner bør regelmessig overvåke og revidere sine informasjonsforvaltningsprosesser for å identifisere og rette opp svakheter, samt tilpasse seg endringer i teknologi og regelverk.
Sammenhengen mellom informasjonsforvaltning og dokumenthåndtering
Først, hva er forskjellen mellom informasjonsforvaltning og dokumenthåndtering? Dokumenthåndtering fokuserer spesifikt på opprettelse, lagring, styring, og sporbarhet av dokumenter innenfor en organisasjon. Dette inkluderer elektroniske dokumenter, papirbaserte dokumenter, og andre typer skriftlig informasjon.
Informasjonsforvaltning, har et bredere omfang og inkluderer all form for informasjon, ikke bare dokumenter. Dette kan være data i databaser, e-poster, lyd- og videofiler, og annen digital informasjon.
God dokumenthåndtering er en viktig komponent i en helhetlig informasjonsforvaltning, siden dokumenter ofte utgjør en betydelig del av den informasjonen en organisasjon håndterer.
Les mer om dokumenthåndtering her
Forvalter du informasjonen riktig?
Vi hjelper deg med å organisere og administrere alle filene knyttet til selskapet og avdelingene dine. Med Invo Dokumentsenter erstatter vi de tradisjonelle fellesområdene og mappene på filserveren. Vi gjør det enklere enn noen gang å holde orden på alle dokumentene dine.
Les mer om vårt dokumentsenter her:
