Guide: Dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering er mye mer komplekst enn det høres ut som, og du vil snart finne ut hvor viktig det er for din bedrift. Dokumenthåndtering er enkelt å forstå - det handler kort sagt om å holde struktur og orden i papirene dine. Formålet med denne guiden er at du skal lære om de viktigste aspektene i dokumenthåndtering og forhåpentligvis se hvor stor nytte og verdi kan gi.

I denne guiden går vi gjennom: 

• Hva dokumenthåndtering betyr 
• Hvorfor dokumenthåndtering er viktig 
• Typer dokumenter
• Organisering av dokumenter
• Dokumenthåndteringssystemer
• Sikkerhet og tilgangskontroll
• Arkivering og lagring
• Opplæring av ansatte
• Integrering med andre systemer
• Kunstig intelligens (AI)
• Oppsummering

Hva er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering (også kjent som dokumentstyring eller dokumentforvaltning) handler kort sagt om å håndtere dokumenter. Det dreier seg om å organisere, lagre, søke etter, dele og kontrollere tilgangen til dokumenter i en bedrift. Dette kan være både papirbaserte dokumenter og digitale filer. Det er altså snakk om håndteringen av alle slags dokumenter som en organisasjon har med å gjøre. 

Hvorfor er dokumenthåndtering viktig for organisasjoner?

Formålet med en dokumenthåndtering er å sikre at bedriften har en effektiv og trygg måte å opprette, lagre og finne dokumenter på. Dokumenthåndtering sørger for at sensitive opplysninger og viktig informasjon er sikret og tilgjengelig for de som skal ha tilgang - samtidig som at det bidrar til å oppfylle eventuelle juridiske krav.

Typer dokumenter

Ved dokumenthåndtering skilles det vanligvis mellom fysiske (papirbaserte) og digitale dokumenter. Om det skal være det ene eller det andre er en smakssak, og ofte er et fysisk dokument best til noen ting, mens den digitale typen passer til andre formål. La oss gå inn på både fordeler og ulemper med begge deler!

Fysiske dokumenter:

Papirbaserte dokumenter kan gi en følelse av autentisitet og er lettere å markere. De krever heller ikke spesialisert teknologi for å behandles, og kan være mer brukervennlige for de som ikke er komfortable med digitale verktøy. En annen fordel er at fysiske dokumenter er mindre utsatt for hacking sammenlignet med digitale.

Det er visse utfordringer med fysiske dokumenter, blant annet tar de opp fysisk plass som til slutt kan bli uoversiktlig. De kan gjøre arbeidet noe begrensende, som når du trenger å dele et dokument på en effektiv måte. Ikke minst er fysiske dokumenter mer sårbare enn digitale filer, da de lett kan mistes og bli ødelagte.

Digitale dokumenter:

I dag bruker vi digitale dokumenter i mye større grad enn før, og de fleste foretrekker det. De kan enkelt søkes etter og gjenfinnes, krever ingen fysisk lagringsplass og kan deles øyeblikkelig via e-post. Utfordringene med digitale dokumenter er at de krever fungerende teknologi og pålitelig internettilgang. De er som nevnt mer utsatt for uautorisert tilgang og datatap hvis de ikke er tilstrekkelig sikret. I tillegg kan flere se det som tungvint å skulle signere digitalt, noe som er helt nødvendig ved digitale dokumenter.

Organisering av dokumenter

Å opprette en godt organisert struktur for dokumenthåndtering er kanskje bud én for å sikre at det skal fungere. Får du det på plass, vil du forsikre deg om at informasjonen er enkel å finne og at arbeidsflyten forbedres. Her er noen tips til hvordan du kan organisere dine dokumenter:

1. Identifiser de viktigste kategoriene: Begynn med å kartlegge de overordnede kategoriene som er relevante for organisasjonen din. Dette kan inkludere funksjonsområder som finans, markedsføring og HR, prosjekter, kunder og mye mer.
   
   
2. Opprett hovedmapper: For hver kategori, opprett en hovedmappe der alt det overordnede tilknyttet den kategorien lagres.
   
   
3. Opprett undermapper: Innenfor hver hovedmappe kan du opprette undermapper for å ytterligere organisere dokumentene. For eksempel kan du ha innenfor en hovedmappe “Prosjekter”.
   
   
4. Navngi mapper og undermapper klart og beskrivende: Vær presis i navngivningen av mapper. Bruk klare, beskrivende navn som gjenspeiler innholdet slik at det er lett å vite hvor man skal trykke.
   
   
5. Standardiser fil-navngivning: For filene innenfor hver mappe kan du etablere et konsekvent filnavn-system, som kan inkludere prosjektnavn, dato osv.
   
   
6. Bruk metadata og nøkkelord: Suppler organiseringen med metadata og nøkkelord som gjør det enkelt å søke og finne dokumenter senere. Dette kan være informasjon som navn på forfatter, opprettelsesdato eller prosjektnummer.
   
   
7. Vurder behovet for underkategorier: Det er ikke alltid lurt å skape lange stier, men se an om det blir nødvendig for å organisere dokumentene på et mer detaljert nivå.

Organiserer du dokumentene dine på en strukturert måte - med riktig fil-navngivning og katalogstruktur - kan bedriften dra nytte av økt effektivitet. Det reduserer risikoen for tap eller feilplassering av viktig informasjon, i tillegg til en bedre informasjonsflyt på generelt basis!

Dokumenthåndteringssystemer

For at dokumenthåndteringen skal være organisert og velfungerende, må den være integrert i et system. Det er her dokumenthåndteringssystem (DMS) kommer inn. DMS er en programvareplattform som brukes til å administrere, lagre og dele dokumenter i bedriften. Dokumenthåndteringssystemer er en sentralisert løsning for å håndtere dokumentene.

Hvordan fungerer et dokumenthåndteringssystem?

I et dokumenthåndteringssystem blir dokumenter skannet, opprettet digitalt eller lastet opp fra eksisterende filer. Dette kan være alt fra tekstfiler og regneark, til bilder og videoer. Dokumenthåndteringssystemer tillater deg som bruker å organisere dokumentene i en hierarkisk struktur, inkludert mapper, undermapper og kategorier. I tillegg kan dokumentene indekseres med metadata for enklere gjenfinning.

Fordeler ved bruk av et dokumenthåndteringssystem

En annen ting dokumenthåndteringssystemer muliggjør, er sporing av versjoner av dokumenter, slik at man kan se tidligere versjoner, endringer og hvem som har gjort hva. De ulike brukerne kan bli tildelt rettigheter og tillatelser, og sensitive dokumenter kan beskyttes med passord eller begrenset tilgang. 

Dokumenthåndteringssystemer øker også sikkerheten, der plattformen regelmessig sikkerhetskopierer viktige dokumenter for å beskytte mot tap. Ikke nok med det, så gjør dokumenthåndteringssystemer deling og samarbeid mye smidigere, der du kan dele dokumenter både internt og eksternt samt samarbeide i sanntid inne i dokumentet.

Eksempler på dokumenthåndteringssystemer

Det er mange ulike dokumenthåndteringssystemer å velge mellom, og de mest populære systemene er Google Workspace, Microsoft SharePoint, Dropbox eller Adobe Document Cloud. 

Hos oss har vi vårt eget dokumentsenter, med integrasjon mot Microsoft 365 der dokumenthåndteringen skjer i SharePoint.

Sikkerhet og tilgangskontroll

Sikkerhet og tilgangskontroll er kritiske aspekter ved dokumenthåndtering, spesielt når det gjelder beskyttelse av konfidensielle eller sensitive dokumenter. Her er noen viktige punkter knyttet til sikkerhet og tilgangskontroll:

Overholdelse av lover og reguleringer
Mange bransjer og organisasjoner er underlagt strenge lover og regler for å beskytte personvern og sensitiv informasjon. Manglende overholdelse kan føre til juridiske konsekvenser.

Sikre forretningshemmeligheter
Konfidensielle dokumenter kan inneholde strategisk informasjon, forretningshemmeligheter eller andre verdifulle data som kan skade organisasjonen dersom de kommer ut. 

Bygge tillit og omdømme
Å utøve god praksis for konfidensialitet og sikkerhet kan bygge tillit blant både kunder, partnere og ansatte.

Forebygge uautorisert tilgang eller lekkasjer
Ved å implementere sikkerhetstiltak, kan du redusere risikoen for uautorisert tilgang, lekkasjer eller tyveri av konfidensiell informasjon.

Ulike metoder for tilgangskontroll og brukerrettigheter:

1. Brukerautentisering: Krever pålogging med brukernavn og passord for å få tilgang til dokumentene. Sterke autentiseringsmetoder som to-faktor-autentisering (2FA) styrker sikkerheten ytterligere.
   
   
2. Roller og rettigheter: Tildel spesifikke roller og rettigheter til brukere basert på deres rolle i bedriften. For eksempel kan noen ha både lese- og skriverettigheter, mens andre har kun leserettigheter.
   
   
3. Kryptering: Bruk kryptering for å sikre at dataene er beskyttet både under overføring og når de er lagret. Dokumenter det er vanlig å kryptere kan for eksempel være lønnsslipper.
   
   
4. Tidsbegrenset tilgang: Implementer tidsbegrensninger for spesifikke dokumenter, slik at tilgangen kan utløpe etter en bestemt periode.
   
   
5. Vannmerking og digital signatur: Dette kan brukes for å autentisere dokumenter og vise at de ikke er endret eller forfalsket.

Arkivering og lagring

Når det kommer til lagring av dokumenter i et digitalt dokumenthåndteringssystem, er det flere alternativer å vurdere. Her er noen av de vanligste, der vi også nevner fordeler og ulemper:

Lokale harddisker eller servere:

Disse gjør at organisasjonen har full kontroll over lagringsenhetene og dataene. Ulempen her er at lokal lagring er ekstra sårbar for maskinvarefeil, som kan føre til tap av data. Lokale harddisker og servere har høy tilpasningsdyktighet der det er mulig å konfigurere systemet for spesifikke behov og sikkerhetskrav. Likevel er det noe begrenset tilgjengelighet; dokumenter kan bare nås fra enheter som er tilkoblet det lokale nettverket.

Skybaserte lagringstjenester (f.eks. Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive):

Skybaserte lagringstjenester er tilgjengelig fra hvor som helst. Dokumenter kan nås fra enhver enhet med internettforbindelse - noe som kan være både en fordel og ulempe. Tilgang til dokumenter krever en stabil internettforbindelse. Disse lagringstjenestene har automatisk synkronisering, slik at eventuelle endringer i dokumentet lagres og synkroniseres på tvers av enheter. Merk deg at skybasert lagringstjenester har noe begrenset lagringskapasitet, spesielt i gratisversjoner.

Spesialiserte dokumenthåndteringssystemer (ECM):

Disse systemene er spesielt utviklet for å håndtere dokumenter og kan tilby avanserte funksjoner. Du har kanskje hørt om Enterprise Content Management (ECM), som er et velkjent begrep innen spesialiserte dokumenthåndteringssystemer. 

Med spesialiserte dokumenthåndteringssystemer har du tilpassede funksjoner som versjonskontroll, metadata-styring og mer. Dette systemet passer ikke nødvendigvis så godt til de minste organisasjonene, da de kan være kostbare. I tillegg kan brukerne trenge en del tid og opplæring for å utnytte systemets fulle potensial. 

Tips og råd for effektivt arkiveringssystem:

Alt i alt er det ulike behov og ståsted som avgjør hvilket lagringssystem som passer hver enkelt. Men uavhengig av hva som passer best for deg, er vel et effektivt arkiveringssystem det ideelle. Her er noen råd:

• Bruk standardisert navngivning for å gjøre det lettere å finne igjen dokumenter
• Rutinemessig sletting eller arkivering der du fjerner unødvendige eller utdaterte dokumenter for å opprettholde en ren dokumentbase
• Implementer sikkerhetskopieringsrutiner
• Sørg for at bare autoriserte personer har tilgang til sensitiv og konfidensiell informasjon
• Gi opplæring til brukere om hvordan de skal bruke systemet på en effektiv måte
  
  

Opplæring av ansatte

Hvis du vet at du kommer til å trenge dine ansatte til dokumenthåndtering, er det viktig med god opplæring. Det har stor betydning av flere grunner. Gir du god opplæring til dine ansatte, vil det forebygge feil og misforståelser, fremme effektivt samarbeid og øke produktiviteten. Her er noen eksempler:

Effektiv bruk av systemet: Opplæring bidrar til å sikre at ansatte forstår hvordan man bruker dokumenthåndteringssystemet på en effektiv måte. 

Overholdelse av retningslinjer og lover: Opplæring sørger for at ansatte er kjent med og følger retningslinjene som gjelder for dokumenthåndtering, som personvernregler og sikkerhetskrav. 

Sikkerhet og konfidensialitet: Det hjelper ansatte med å forstå viktigheten av å beskytte sensitive og konfidensielle dokumenter, der de lærer hvordan å implementere riktige sikkerhetstiltak og tilgangskontroll. 

Redusert behov for støtte og veiledning: God opplæring reduserer naturlig nok behovet for kontinuerlig veiledning. Dermed frigjør du ressurser for andre oppgaver. 

Forbedrer tilfredshet og moral: Når ansatte føler seg trygge og kompetente i bruk av dokumenthåndteringssystemet, vil du merke en økt tilfredshet og bra kultur på arbeidsplassen.

Generelt sett er opplæring en viktig investering som hjelper bedriften med å dra nytte av dokumenthåndteringssystemer på en mest mulig effektiv og sikker måte!

Integrering med andre systemer

Når det gjelder å integrere dokumenthåndteringssystemet med andre systemer, er det flere potensielle fordeler og muligheter.

Fordeler ved integrasjonssystemer med dokumenthåndtering:

Integrasjonen muliggjør en sømløs utveksling av informasjon og dokumenter mellom ulike systemer, noe som kan forbedre arbeidsprosesser og -flyt. Det vil føre til mindre dobbeltarbeid og feil, ved å redusere behovet for manuell inndata og kopiering av data mellom systemer. Tilgang til relevant dokumentasjon fra andre systemer kan hjelpe beslutningstakere med å få innsikt og informasjon raskere. 

Eksempler på integrasjonssystemer med dokumenthåndtering:

Alle integrasjoner har sine fordeler, som for eksempel et CRM-system som vil forbedre håndteringen av kundeinformasjon og sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig for salg eller kundeservice. ERP-systemer kan bidra til å automatisere prosesser som fakturering, regnskap og rapportering, mens HR-systemer effektiviserer rekrutterings- og ansettelsesprosesser. I tillegg er det ikke så uvanlig med integrasjon med prosjektstyringsverktøy. Dette kan forbedre samarbeidet og flyten av dokumentasjon i forbindelse med prosjekter. 

Potensielle utfordringer ved integrasjon:

Det kan være både teknisk krevende og tidkrevende å skulle integrere dokumenthåndtering med et annet system. Noen integrasjoner kan være komplekse og krever spesialisert teknisk kunnskap, slik at du kanskje trenger støtte fra IT-teamet. I tillegg skjer det at ting går galt ved selve integrasjonen. For å sikre at data er kompatibelt og korrekt mellom systemene, kan det være nødvendig med en grundig planlegging og mapping av datastrukturer. Dette - som med alt annet - krever gode forberedelser, slik at integrasjonen av dokumenthåndteringssystemet blir vellykket.

Kunstig intelligens (AI)

Kunstig intelligens (AI) har en betydelig innvirkning på dokumenthåndtering. AI muliggjør automatiserte prosesser i mye større grad. Dette kan for eksempel være ting som gjenkjenning eller klassifisering og behandling av dokumenter.

Hvordan kan kunstig intelligens påvirke dokumenthåndtering?

Automatisert gjenkjenning kan trenes til å kjenne igjen ulike typer dokumenter basert på visuelle og tekstmessige kjennetegn. Gjenkjenningen gjør det mulig for systemet å identifisere dokumenter som kontrakter, fakturaer, rapporter og mye mer uten behov for å gjøre dette manuelt.

Automatisk klassifisering (ML-algoritmer) kan lære fra tidligere klassifikasjoner, og bruke denne kunnskapen til å kategorisere dokumenter basert på innhold, layout eller andre egenskaper. Dette gjør det raskere og enklere å organisere store mengder dokumenter. 

KI kan brukes til å trekke ut viktig informasjon fra dokumenter, som navn, dato, beløp eller andre nøkkeldata. Dette er til stor hjelp ved fakturabehandling og for eksempel kontraktanalyse. 

Implementering av kunstig intelligens i dokumenthåndtering kan altså bidra til å effektivisere prosesser, øke nøyaktigheten og frigjøre tid for ansatte til å fokusere på mer strategiske oppgaver. Det er viktig å velge det verktøyet som passer for deg, slik at algoritmene blir tilpasset bedriftens behov.

Oppsummering og veien videre

Nå som vi har vært gjennom alle punktene innen dokumenthåndtering, er det tid for å oppsummere! Dokumenthåndtering er helt essensielt for bedrifter. Det skaper orden, struktur og bidrar til bedre produktivitet samt beskyttelse av konfidensiell informasjon. Ved å bruke riktig struktur, opplæring av ansatte og implementering av passende teknologiske verktøy (som dokumenthåndteringssystemer og AI), høyner du sannsynligheten for å oppnå en vellykket dokumenthåndtering i din organisasjon. 

Få hjelp til dokumenthåndtering med Invo dokumentsenter. Ta kontakt med oss der vi sammen finner ut veien videre - booker du et møte er det selvsagt helt uforpliktende!