Hvor f*** er dokumentet?

Hvor f*** er dokumentet? 

- og hva koster det egentlig bedriften din?

Skrevet av: Michael Legendre

Jeg har jobbet med Microsoft 365 i mange år, og det finnes én setning som dukker opp igjen og igjen – uansett bransje, størrelse og hvor “digitale” folk sier de er: Hvor faen er dokumentet?

Det høres banalt ut. En liten irritasjon i en travel hverdag. Men setningen er egentlig et alarmsignal. Den betyr at noe grunnleggende ikke fungerer i måten vi jobber på: informasjon, dokumenter, oppgaver og beslutninger er spredt utover for mange flater. Teams, SharePoint, e-post, mapper, prosjektplaner, chat-tråder og tilfeldige Excel-filer blir et lappeteppe. Og når det lappeteppet først har blitt stort nok, handler ikke problemet om at folk ikke “kan søke”. Problemet er at arbeidet ikke henger sammen.

Det vi ofte kaller “Teams-kaos” er i realiteten spredt arbeid. Dokumentet kan ligge i flere kanaler, i flere biblioteker eller på flere personers OneDrive. Beslutningen ble tatt i en chat-tråd, kanskje i et møte, kanskje i en e-post – men ingen vet hvor det ble dokumentert. Oppgavene lever i hodet til prosjektleder, eller i en liste som ikke er koblet til dokumentene den handler om. Avvik og forbedringer blir registrert i et skjema, eller meldt i chat, og så forsvinner det i støyen. I sum betyr det at folk bruker unødvendig mye tid på å lete, avklare, dobbeltsjekke og rydde opp.

Dette er ikke bare en følelse – det kan også måles. McKinsey har estimert at kunnskapsarbeidere kan bruke rundt 20 prosent av arbeidsuken på å lete etter intern informasjon eller finne rett person. Og når man får bedre struktur og søkbarhet, peker de på at denne tiden kan kuttes betydelig. Poenget er ikke om tallet er 18 eller 22 prosent hos dere, men at lekkasjen er stor nok til å bli et reelt lønnsomhetsproblem.

Hvis vi oversetter det til kroner, blir det fort brutalt. La oss ta et enkelt, konservativt eksempel. Si at en ansatt har en full kostnad på 900 000 kroner i året når du inkluderer lønn, sosiale kostnader og overhead. Hvis vedkommende bruker rundt 20 prosent av tiden på å lete etter informasjon, avklare og finne “riktig versjon”, tilsvarer det 180 000 kroner i året per ansatt i tapt kapasitet. I en virksomhet med 100 ansatte er vi oppe i 18 millioner kroner i året. Det er penger som ikke står på en faktura, men som likevel betales – i form av mindre gjennomføring, lavere fart og færre leveranser.

Og det er før vi tar med de skjulte kostnadene, som ofte er enda dyrere enn selve letingen. Når folk ikke finner dokumentet, skjer det som regel én av to ting: de spør rundt til de finner noen som “kanskje har det”, eller de lager en ny versjon. Begge deler tar tid. Men den virkelige risikoen oppstår når feil versjon blir brukt. Da kan beslutninger tas på feil grunnlag, tilbud sendes med utdaterte forutsetninger, revisjoner blir mer smertefulle enn de må være, og prosjekter blir forsinket fordi godkjenninger stopper opp. Når ansvar er uklart, ender prosjektleder med å bli en menneskelig statusmotor som må jage svar i stedet for å lede.

Det er fristende å si at dette handler om “bedre rutiner”. Men rutiner alene skalerer dårlig. Å be folk bli flinkere til å navngi filer og alltid legge alt på riktig sted fungerer helt til hverdagen blir travel. Det som skalerer, er en arbeidsflate som faktisk hjelper folk å gjøre riktig ting som en naturlig del av jobben. Det er her mange Microsoft 365-miljøer faller i et hull: De har verktøyene, men mangler en helhet. Microsoft 365 er kraftig, men hvis det bare blir en samling apper og steder, ender man opp med “spredt arbeid” i ny drakt.

Løsningen jeg tror på er derfor enkel å si, men krever bevisst design: Én arbeidsflate, ikke enda et system ved siden av. Ambisjonen bør være at alle kan svare på tre spørsmål på ti sekunder: Hvor er siste versjon? Hvem eier neste steg? Og hvor er beslutningen dokumentert – med status og sporbarhet? Når dokumentstyring, oppgavestyring, prosjektstatus og avvik/forbedring samles i samme arbeidsflate, reduserer du ikke bare lete-tid. Du bygger gjennomføringsevne. Du gjør kvalitet og kontroll til en del av hverdagen, i stedet for et ekstra arbeid som kommer på toppen.

Hvis du vil kjenne på hvor stort dette problemet er hos dere, trenger du ikke en lang analyse for å starte. Bare legg merke til hvor ofte setningen dukker opp i løpet av en uke: “Har du siste versjon?”, “Hvem har den filen?”, “Hvor ble det avtalt?” Hvis svaret er “for ofte”, har du et forbedringspotensial som sannsynligvis er større enn du tror – både i kroner, risiko og flyt.

Og neste gang noen sier “Hvor faen er dokumentet?”, kan du velge å le det bort. Eller du kan ta det som det det egentlig er: et tydelig signal om at arbeidsflaten ikke gjør jobben sin.