Hvordan lage en prosjektplan?
Har du et fremtidig prosjekt på gang, men trenger litt mer kjøtt på beina når det kommer til planleggingen? En prosjektplan legger føringene og guider deg gjennom hele prosjektet. Les her om hvordan du kan lage en prosjektplan og hva den bør inneholde!
Men først, hva er en prosjektplan?
En prosjektplan er en detaljert plan som beskriver mål, tidsplan, ressurser, oppgaver og ansvar for et prosjekt. Planen fungerer som et veiledende hjelpemiddel der teamet skal forstå hva som må gjøres, når det må gjøres og hvem som er ansvarlig for å gjøre hva.
Hva er viktig å tenke på før du lager en prosjektplan?
En enkel oversikt for å iverksette en prosjektplan er å tenke hva (mål), hvordan (leveranse og oppgaver), hvem (allokering av ressurser), når (tidsestimat) og hvor mye (budsjett).
Alle prosjekter starter med et mål om å oppnå noe, skape bedre resultater eller gjøre endringer til det bedre. Ta derfor først utgangspunkt i målene med prosjektet, for så å kartlegge hva som skal leveres og hvordan dette skal bli gjort. I tillegg må du vite mer om omfanget til prosjektet, som hvor mye det vil koste, hvilke og hvor mange ansatte skal settes på prosjektet, samt hvilken tidsplan det er snakk om.
Tenk også på eventuelle usikkerheter som kan oppstå, der du tar en risikovurdering og implementerer mulige tiltak i planen.
Hva bør en prosjektplan inneholde?
Avhengig av prosjektets kompleksitet og omfang, vil det variere hva en prosjektplan bør inneholde. Men som hovedregel er det noen elementer som er viktig å få med i planen:
- Definer hovedmål og delmål
- Inndeling av konkrete oppgaver - del prosjektet inn i mindre deler
- Konkretiser en tidslinje - ha klart for deg når ting skal være ferdig
- Ansvarsfordeling og allokering av ressurser
- Budsjettramme - hvor mye penger kan vi bruke, og hvor skal vi fordele pengene?
- Identifisering av risiko - hva kan gå galt, og hva gjør vi da?
- Etablering av god kommunikasjon - tilrettelegge for god informasjonsflyt
- Overvåking av fremdrift - sørg for at prosjektstyringen går i ønsket retning
- Evaluering - hva har gått bra, og hva kan bli bedre?
Vil du lære mer om hvordan du planlegger et prosjekt? Les artikkelen vår som steg for steg tar deg gjennom hva du bør tenke på ved prosjektplanlegging!
Eksempel på en enkel prosjektplan
En prosjektplan skal guide deg gjennom hvert steg av det kommende prosjektet. Planen er selve fundamentet som sikrer klarhet, effektivitet og forutsetter gode resultater - fra start til slutt. Derfor kan det være en god idé å visualisere prosjektplanen på en enkel måte. I denne illustrasjonen har vi sammenfattet det vi mener er hovedelementene i en enkel prosjektplan:
Les også Prosjektledelse: Alt du trenger å vite
Hold god oversikt med INVO Prosjekt
Gjør prosjektstyringen så enkel og smidig som mulig med INVO Prosjekt. Og Invo Prosjektstyringsverktøy. Her har du alt på ett sted og det inkluderer blant annet:
- En brukervennlig prosjektportal med predefinerte maler
- Et enkelt lagringssystem der du kan finne tilbake til dokumenter samt gjenoppretting av tidligere versjoner
- Deling av filer både eksternt og internt med god kontroll over alle delinger
- Et sømløst og effektivt samarbeid med Microsoft Teams
