Hvordan velge dokumenthåndteringssystem?

Effektiv dokumenthåndtering er viktig for å unngå kaos på jobb. Et godt system for dokumenthåndtering kan forbedre produktivitet, sikkerhet og samarbeid. Men hva skal du se etter når du skal velge et dokumenthåndteringssystem? Vi lister opp 10 ting du bør vurdere!

Hva er et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem er en programvareløsning designet for å organisere, lagre, hente og administrere dokumenter og filer. Det erstatter tradisjonelle fysiske lagringsmetoder og gir en sentralisert plattform for digital dokumenthåndtering. Med funksjoner som søk, versjonskontroll og tilgangsstyring, gir et dokumenthåndteringssystem en effektiv måte å håndtere store mengder informasjon på, samtidig som det forbedrer samarbeidet og sikkerheten i organisasjonen.

Les mer om dokumenthåndtering her

Her er 10 ting du bør vurdere når du skal velge et dokumenthåndteringssystem:

1. Brukervennlighet

Et dokumenthåndteringssystem bør være enkelt å bruke. Brukervennlige grensesnitt som de fleste ansatte er kjent med, for eksempel Microsoft 365/Sharepoint, kan redusere opplæringstiden og øke produktiviteten.

2. Søkefunksjonalitet

En god søkefunksjon er avgjørende for å finne dokumenter raskt. Se etter systemer som tilbyr søk basert på navn, mappe eller innhold, og som inkluderer versjonslogg for å hente opp tidligere versjoner av dokumenter.

3. Samarbeidsmuligheter

Moderne arbeidsplasser som ofte inkluderer hjemmekontor, krever verktøy som støtter samarbeid. Velg et system som tillater flere brukere å jobbe i samme dokument samtidig, og som muliggjør enkel informasjonsdeling på tvers av organisasjonen.

4. Tilgangsstyring

Sikkerhet er kritisk når det gjelder dokumenthåndtering. Et godt system bør tilby robust tilgangsstyring, slik at du enkelt kan definere hvem som har tilgang til hvilke dokumenter. Dette sikrer at sensitiv informasjon forblir beskyttet.

Les mer om tilgangsstyring her 

5. Synkronisering

For å sikre at alle ansatte alltid har tilgang til de nyeste versjonene av dokumenter, bør systemet støtte synkronisering med lokale enheter. Dette muliggjør arbeid både online og offline.

6. Metadata og indeksering

Automatisk fangst av metadata og indeksering gjør det enklere å søke og organisere dokumenter. Et system som effektivt håndterer metadata kan spare tid og forbedre dokumentflyten.

7. Integrasjon med eksisterende systemer

For å få mest mulig ut av et DHS, bør det integreres sømløst med eksisterende systemer som e-post, CRM og andre forretningsapplikasjoner. Dette reduserer dobbeltarbeid og sikrer en helhetlig arbeidsflyt.

8. Versjonskontroll

Versjonskontroll er viktig for å holde orden på endringer og historikk i dokumenter. Se etter systemer som tilbyr versjonslogg, slik at du kan gjenopprette tidligere versjoner ved behov.

9. Skalerbarhet

Ditt dokumenthåndteringssystem bør være i stand til å vokse med bedriften din. Velg en løsning som kan håndtere økt volum av dokumenter og flere brukere uten å miste ytelse.

10. Kostnadseffektivitet

Til slutt, vurder kostnadene ved systemet. Selv om funksjonalitet er viktig, må systemet også være økonomisk bærekraftig. Sammenlign priser og funksjoner for å finne en løsning som gir mest verdi for pengene.

Invo Dokumentsenter for enkel dokumenthåndtering

Invo Dokumentsenter er et eksempel på en løsning som kombinerer alle disse funksjonene, og kan være verdt å vurdere i din vurderingsprosess. Modulen gir dere en brukervennlig løsning for lagring og organisering av dokumenter, også velger dere selv hvordan systemet skal struktureres. Dette er filserveren i skyen, akkurat slik brukerne er vant til.

Les mer om Invo Dokumentsenter her. 

Tips: Et godt system for dokumenthåndtering er alfa omega, men om du ikke bruker det riktig kan det skape flere problemer enn det faktisk løser. Med disse grepene får du maksimalt ut av Invo Dokumentsenter. Les mer om grepene her!