Nyttårsforsett: Slik får du bedre e-post-etikette

Pleier du å sette kollegaer på kopi når du sender e-post? Her kommer tre grunner til hvorfor du bør tenke deg om en ekstra gang før du gjør akkurat det. Slik at du både kan forenkle og forbedre arbeidsdagen til de rundt deg. 

Et nytt år gir oss muligheten til å reflektere over våre vaner og gjøre positive endringer i hverdagen. Når vi nå går inn i et nytt år vil jeg oppfordre flere til å reflektere over egen e-post-etikette.  

De mest aktive e-postbrukerne bruker omtrent ni timer på e-post hver eneste uke, viser en undersøkelse fra Microsoft. Ofte sender og mottar vi e-poster som er viktige og nødvendige for at vi skal kunne gjøre en god jobb. Men vel så ofte kan en e-post vi kopierer inn en kollega på, være en forstyrrende tidstyv som ikke bidrar til noe effektivt i arbeidshverdagen. Kopi-feltet kan til og med føre med seg andre uheldige konsekvenser.  

Her er tre grunner til hvorfor du bør bruke kopi-knappen sjeldnere: 

1. Unødvendige e-post er en betydelig tidstyv

Den mest åpenbare grunnen.  

Mange av oss bruker mye tid i innboksen. Ikke bare sender vi mange e-poster selv, men vi mottar også en god mengde med e-poster hver dag. Å sette folk på kopi i e-poster kan ofte føre til at mottakers innboks hoper seg opp med unødvendig info.  Med et stort volum av e-poster å håndtere, kan det bli utfordrende å skille ut hva som er viktig informasjon og hva som ikke er så viktig. Ved å redusere antallet personer på kopi, bidrar du til å opprettholde en mer oversiktlig og effektiv innboks for alle. Tenk deg derfor gjerne om en ekstra gang før du setter noen på kopi neste gang, og spør deg selv om personen på kopi faktisk har behov for informasjonen du sender. 

2. Sett sikkerhet først 

Når vi setter folk på kopi i en e-postkorrespondanse, kan det være fort gjort å inkludere sensitive opplysninger eller diskutere saker som ikke er relevante for alle mottakerne. Ved å begrense kopieringen til de personene som faktisk trenger å være involvert, reduseres risikoen for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Dette bidrar til å verne om personvern og datasikkerhet, som i vår tid blir stadig viktigere. Samtidig, i de tilfeller der man er nødt til å kopiere inn personer i en korrespondanse, vil en løsning for å forhindre sikkerhetsglipper være å ta i bruk et moderne dokumenthåndteringssystem. På denne måten kan man legge sensitiv informasjon i linker som kun utvalgte personer har tilgang til. 

3. Tenk på klimaavtrykket 

Grunn nummer tre, er noe de fleste ikke tenker over når man hamrer ut e-poster. Både når vi sender og lagrer e-post påvirker det vårt klimaavtrykk. Enorme mengder e-post skaper et betydelig samlet behov for dataoverføring og lagring, som igjen krever energi for servere og databehandling. Om vi begrenser bruken av kopifunksjonen, og reduserer antall e-poster som sendes, kan vi bidra til å minimere miljøpåvirkningen knyttet til datasentre og IT-infrastruktur.  

I tillegg til å redusere antall e-poster, kan også et dokumenthåndteringssystem være med på å minske klimaavtrykket. Ved å oppbevare dokumenter i et eget system og sende informasjon via linker, istedenfor via vanlig e-post, vil dette ikke ta like stor plass. Det er kanskje et lite tiltak i den store kampen mot en grønnere verden, men likevel et steg på veien til å redusere ditt og virksomhetens totale klimaavtrykk. 

Godt nyttår, og lykke til på veien med å bli mindre plagsom, mer sikker og enda mer miljøvennlig i 2024.