Prosjektledelse: Alt du trenger å vite

Hva innebærer egentlig prosjektledelse, og hva tilsier at du er en god prosjektleder? I denne artikkelen forklarer vi hva prosjektledelse er, hvilke ansvarsområder det inkluderer og hva som kjennetegner god prosjektstyring!

Hva er prosjektledelse?

Prosjektledelse handler om planlegging, styring og gjennomføring av prosjekter for å oppnå spesifikke mål innenfor gitte rammer som tid, kostnad, kvalitet og ressurser. 

Prosjektledelse bunner i et ønsket resultat (mål) som skal oppnås etter endt prosjekt. Alle ulike oppgaver, ressurser og planlegging er lagt opp slik at alle involverte jobber felles mot målet. I et prosjekt har du alltid begrensninger å forholde deg til, som for eksempel at det skal gjennomføres innenfor en spesifikk tidsramme og/eller budsjett.

Hva er prosjektleders ansvar?

En prosjektleder er den personen som har hovedansvaret for prosjektet i sin helhet, og skal sikre at det gjennomføres i samsvar med satte mål og rammer. Her er arbeidsoppgavene, i grove trekk, som en prosjektleder har ansvar for:

• Planlegging: Her skal det identifiseres mål, utarbeide tidsplaner, estimere ressurser og budsjett.
  
  
• Organisering: Sette sammen et prosjektteam, definere roller og ansvar samt etablere gode forutsetninger for informasjonsflyt og kommunikasjon mellom alle involverte. 
  
  
• Sørge for fremdrift: Overvåke fremgangen i de ulike prosessene, håndtere endringer og risikoer, løse eventuelle problemer og sørge for at prosjektet holder seg innenfor planen.
  
  
• Sikre klar og effektiv kommunikasjon: Sørge for at kommunikasjonen flyter godt mellom teammedlemmer, interessenter og andre relevante parter. Sikre at alle til enhver tid har klarhet i og er inneforstått med hva de skal gjøre.
  
  
• Rapportering: Oppdater fremgang og status på prosjektet til styringsgruppen, for å sikre at alle aktivitetene i prosjektledelsen følger den overordnede prosjektstyringen.
  
  
• Kvalitetskontroll: Sikre at prosjektresultatene oppfyller de forhåndsdefinerte kravene og standardene. Dette innebærer å vurdere og korrigere eventuelle avvik, for å opprettholde kvaliteten.
  
  
• Evaluering: Hvordan har det gått? Dokumentere læringspunkter basert på dette og avslutte prosjektet på en organisert måte.
  
  

Hva kjennetegner god prosjektledelse?

Punktene ovenfor beskriver selve grunnmuren i prosjektledelse, og innebærer faktorer som struktur og kontroll, sikre god fremdrift og å påse at kvaliteten opprettholdes. Det er ikke nødvendigvis bare det å oppfylle disse arbeidsoppgavene godt som definerer en god prosjektleder. I dag er denne rollen mer utviklet og det stilles derfor høyere krav til å utfylle denne godt.

Dette er noen punkter som kan kjennetegne en god prosjektleder:

• Lederegenskaper: Selv om en prosjektleder ikke har lederansvar på lik linje som eksempelvis en avdelingsleder, er det uansett viktig å ha evnen til å lede teamet sitt mot felles mål. Du bør være en god beslutningstaker og en løsningsorientert type.
  
  
• Jobber på en strukturert måte: En god prosjektleder klarer å organisere komplekse oppgaver, ressurser og tidsrammer på en strukturert måte. Du klarer å utvikle tydelige og realistiske planer og å følge dem nøye. 
  
  
• God på kommunikasjon: Du kan formidle informasjon tydelig og presist til teammedlemmer og andre involverte. Dette inkluderer å lytte, gi klar veiledning samt løse konflikter.  
  
  
• Motiverende teambygging: En god prosjektleder er i stand til å bygge sterke og effektive team ved å motivere, oppmuntre til deltakelse og støtte individuell utvikling. Her er det også viktig å forstå at alle teammedlemmene har sine styrker og svakheter, og å se hvilke oppgaver som fungerer best for hvem.
  
  
• Kvalitetsfokus: Kvalitet er det som skal og bør stå i hovedfokus når det gjelder prosjektledelse. Resultatene skal til syvende og sist oppfylle kravene og forventningene til interessentene.
  
  

Hva er forskjellen mellom prosessledelse og prosjektledelse?

Prosessledelse fokuserer på forbedring av kontinuerlige arbeidsprosesser og rutiner for å oppnå konsekvente og forbedrede resultater over tid. I motsetning til prosjekter som er midlertidige, retter prosessledelse oppmerksomheten mot de daglige aktivitetene som utgjør organisasjonens kjernevirksomhet.

Gjør prosjektledelsen mer smidig med INVO

Det å drive med prosjektledelse krever at du har god oversikt og struktur på prosjektet til enhver tid. Med mange baller i luften på en gang - kanskje til og med uten hjelpemiddel - forstår vi at ting fort kan bli tidkrevende og uoversiktlig. Med INVO Prosjekt får du en bedre prosjekthåndtering, der du blant annet har alt samlet på ett sted, en brukervennlig portal og et enkelt lagringssystem. Ta en uforpliktende prat med oss, og vi deler gjerne alt du trenger å vite om INVO Prosjekt!