Prosjektleder vs prosjektkoordinatoren - hva er forskjellen?

Mange blander sammen prosjektleder og prosjektkoordinator, og tar disse rollene under samme kam. Det er kanskje ikke så rart, fordi de er faktisk ganske like! Men likevel er det noen viktige forskjeller som skiller disse rollene tydelig fra hverandre. La oss finne ut av dette!

Hva gjør en prosjektkoordinator?

Prosjektkoordinatorer er involvert i den daglige driften i et prosjekt, der de både jobber tett med prosjektteamet og prosjektlederen. Oppgavene til en prosjektkoordinator kan variere basert på bransje, type organisasjon og størrelsen på prosjektet. Men typiske ansvarsområder inkluderer:

• Planlegging: Prosjektkoordinatoren hjelper til med å utvikle prosjektplaner, definere mål og milepæler, i tillegg til å koordinere tidsplaner og ressurser.
   
• Kommunikasjon: En prosjektkoordinator fungerer som et bindeledd mellom prosjektteamet og ledelsen (prosjektlederen), der de arrangerer møter, videreformidler informasjon og oppdaterer status på fremdrift.
  
  
• Ressursfordeling: Prosjektkoordinatoren bidrar til å fordele ressurser. Dette kan være alt fra å følge opp teammedlemmer, til å følge med på kostnader og budsjett.
  
  
• Dokumentasjon: Ansvarlige for å opprettholde nøyaktig dokumentasjon relatert til prosjektet, som møtenotater, statusrapporter og eventuelle endringer.
   
• Evaluering av kvalitet: Sørger for at prosjektet oppfyller de nødvendige kvalitetsstandardene og kravene, og kan være involvert i testing og evaluering av prosjektets resultater. 

Totalt sett er prosjektkoordinatoren ansvarlig for å støtte prosjektlederen og prosjektteamet for å sikre at prosjektet blir gjennomført innenfor de gitte rammene av tid, kostnad og kvalitet.

Hva gjør en prosjektleder?

Prosjektlederen er kontaktpersonen for kunden av prosjektet, og jobber på et overordnet nivå. En prosjektleder jobber både med prosjektstyring og prosjektorganisering, og dette kan innebære:

• Prosjektplanlegging: Prosjektlederen utvikler en detaljert prosjektplan som identifiserer mål, milepæler, ressurser, tidsplaner og budsjett.
   
• Teamledelse: De bygger et prosjektteam ved å tildele oppgaver, motivere teammedlemmer og sikre godt samarbeid innad i teamet.
   
• Ressursstyring: De administrerer og allokerer ressurser for å sikre at prosjektet gjennomføres effektivt. Dette kan inkludere å håndtere kontrakter, forhandle om ressurser og løse eventuelle konflikter som oppstår.
   
• Kommunikasjon: Prosjektlederen fungerer som hovedkontaktpersonen for prosjektet og kommuniserer regelmessig med alle involverte parter. De holder interessenter informert om prosjektets fremgang, utfordringer og beslutninger.
  
  
• Overvåking og kontroll: Prosjektlederen overvåker kontinuerlig prosjektets fremdrift og ytelse mot prosjektplanen. De identifiserer avvik og implementerer nødvendige endringer for å holde prosjektet på rett spor.
   
• Problemløsning: Prosjektlederen håndterer utfordringer som oppstår underveis, og søker løsninger i samarbeid med prosjektteamet og interessenter.
  
  
• Avslutning og evaluering: Ved prosjektets avslutning, sørger prosjektlederen for en grundig gjennomgang av prosjektets resultater, evaluerer suksesskriterier og identifiserer læringspunkter for fremtidige prosjekter. 

Prosjektlederen har en nøkkelrolle i å sikre en vellykket gjennomføring av prosjektet gjennom å lede og administrere alle aspekter av prosjektet - fra begynnelse til slutt.

Så hva er forskjellen mellom en prosjektkoordinator og en prosjektleder?

Selv om det er en del likheter mellom disse rollene, der begge har ansvar og tar beslutninger, er det likevel noen viktige forskjeller som gjør at de skiller seg fra hverandre.

Prosjektkoordinatoren fungerer vanligvis assisterende for prosjektlederen i administrative oppgaver. De har begrenset beslutningsmyndighet og tar ikke overordnede strategiske beslutninger for prosjektet. Det er prosjektlederen som til syvende og sist har hovedansvaret for planlegging, gjennomføring og styringen av prosjektet. 

Her er noen eksempler på arbeidsoppgaver som skiller en prosjektkoordinator fra en prosjektleder:

• Prosjektkoordinatoren fokuserer hovedsakelig på oppgaver som planlegging, koordinering av møter og rapportering. De bistår også med ressursallokering og kommunikasjon, men i mindre grad enn prosjektlederen.
  
  
• Prosjektlederen utvikler prosjektplaner, leder teamet, administrerer ressurser og overvåker prosjektets fremdrift. De tar også ansvar for å håndtere utfordringer og ta strategiske beslutninger for å sikre suksess i prosjektet.

Ta prosjektet til et nytt nivå med INVO

Enten du er prosjektkoordinator eller prosjektleder, anbefaler vi å bruke gode prosjektstyringsverktøy. Det effektiviserer arbeidet der du får god oversikt over hver og en fase av prosjektet. Med Invo Prosjekt får du brukervennlige portaler med integrerte maler som du enkelt kan fylle ut. Her får du lagret alt av dokumenter på en trygg og strukturert måte, samt sikre god kontroll på delinger både internt og eksternt. 

Ønsker du å vite mer om Invo Prosjekt og våre prosjektstyringsverktøy? Ta kontakt med oss!