Guide: Kvalitetssystem

Et kvalitetssystem er en vesentlig del av det å drifte en god virksomhet. Det bidrar til oversiktlige og tryggere arbeidsprosesser - både for ledere og ansatte. I denne guiden skal vi se nærmere på hva et kvalitetssystem er og fordelene ved det, hvorfor det er viktig og hvordan du kan bruke det.

I denne guiden går vi gjennom: 

• Hva er et kvalitetssystem? 
• Fordeler med et kvalitetssystem
• Hva et kvalitetssystem består av
• Implementering av et kvalitetssystem
• Oppsummering 
  
  

Hensikt med guiden - hvorfor skal du lese den?

Kvalitetssystem er viktig av mange grunner. Her er en liste med gode grunner til å lære mer om det:

• Bidrar til tydeliggjøring av roller og ansvarsforhold
• Etablerer forutsigbare rammer
• Gode overganger mellom ulike faser
• Sikrer effektivitet i de ulike prosessene samt riktig beslutningsgrunnlag
• Det er klinkende klart for alle involverte hvilke standarder og prosedyrer som skal følges
• Gjør oppfølging enklere

Hva er et kvalitetssystem?

Kvalitetssystem defineres som et sett med verktøy bedrifter bruker for å oppnå ønsket kvalitet på for eksempel et produkt eller tjeneste. Kvalitetssystem består av prosessbeskrivelser, prosedyrer, metoder, verktøy, maler og lignende som benyttes for en god prosjektgjennomføring. Et godt kvalitetssystem bidrar til at ansatte har full kontroll på prosedyrene i bedriften, slik at de til enhver tid vet hva de skal forholde seg til. 

Kvalitetssystem er en forkortelse av kvalitetsstyringssystem, og det er nettopp kvalitetsstyring som er nøkkelordet når det kommer til kvalitetssystemer. De fleste bedrifter har en form for kvalitetssystem, som kan fange opp avvik, endringer og feil. Det gjør det lettere å se hva som fungerer og ikke i de ulike prosessene, i tillegg til at man kan være tryggere på at kunden får det den faktisk skal ha. 

ISO 9000: Systemer for kvalitetsstyring

Det finnes noen standarder for kvalitet som mange bedrifter har pliktet seg til å følge. ISO (International Organization for Standardization) er en standard som følges av bedrifter over hele verden, og det finnes flere ulike kategorier for ISO-sertifiseringer.

For kvalitetsledelse gjelder ISO 9000-serien, også kalt Systemer for kvalitetsstyring.  Det er et krav å ha et kvalitetssystem dersom bedriften vil sertifisere seg innen ISO, som inneholder åtte prinsipper for kvalitetsstyring:

1. Kundefokus: Organisasjonen skal forstå og møte kundenes behov og forventninger. 
   
   
2. Ledelsesengasjement: Ledelsen må være involvert og engasjert i kvalitetsstyringsprosessen. 
   
   
3. Kontinuerlig forbedring: Organisasjonen skal jobbe for å forbedre prosesser og resultater. 
   
   
4. Prosessorientering: Arbeidet organiseres rundt prosesser som skaper verdier. 
   
   
5. Involvering av medarbeidere: Alle ansatte skal være engasjerte og bidra til kvalitetsforbedring. 
   
   
6. Systemtilnærming til styring: Kvalitetssystemet er en helhetlig struktur. 
   
   
7. Faktabasert beslutningstaking: Beslutninger skal baseres på målinger og data.
   
   
8. Forholdsmessig tilnærming: Kvalitetsstyringen skal tilpasses organisasjonens størrelse og kompleksitet.

Fordeler med et kvalitetssystem

Forbedret produktkvalitet

Kvalitetssystem er avgjørende for å forbedre kvaliteten på produkter eller tjenester. Et kvalitetssystem inneholder standarder og prosedyrer for alle trinn i produksjons- eller tjenesteprosesser, slik at alle aktiviteter gjennomføres på samme måte. I tillegg fastsettes det klare ansvarsområder og roller for de som er involvert i prosessene.

Dette sikrer at alle er ansvarlige for kvaliteten på sitt arbeid, og man har eierskap til produktet eller tjenesten man jobber med. Samlet sett sikrer et kvalitetssystem at produktet er konsistent på kvalitet uansett når det er produsert. 

Redusert feilrate

Kvalitetssystemet inkluderer prosedyrer for risikovurdering og risikostyring. Det vil derfor være med på å fremme en kultur med fokus på å identifisere årsakene til, og redusere risikoen for, feil i forkant av at de oppstår, heller enn i ettertid når skaden allerede har skjedd. Dette minimerer risikoen for produksjonsavbrudd eller leveringsproblemer.

Økt kundetilfredshet

Et godt kvalitetssystem tar hensyn til kundens behov og forventninger, og det bidrar til å møte deres krav ved å identifisere disse. Ved at prosessen er ryddig og tydelig både internt og eksternt, sørger kvalitetssystemet for at produktene eller tjenestene oppfyller kundens forventninger. På denne måten får bedriften et godt grunnlag for å bygge bedre relasjoner med kundene og dermed øke kundetilfredsheten.

Effektivisering av prosesser 

Bedrifter som har innebygd et godt kvalitetssystem, oppnår i større grad en felles kultur for kontinuerlig læring blant de ansatte. Med alle rutiner og prosedyrer samlet på ett sted, får de ansatte tilgang til informasjonen de trenger til enhver tid. Når dette gjøres mer tilgjengelig - og ikke minst brukervennlig - vil kvalitetssystemet bidra til å nettopp øke effektiviteten, samtidig som kostnader og feil reduseres.

Hva inneholder et kvalitetssystem?

Prosedyrer og arbeidsinstruksjoner 

Ved å ha godt dokumenterte prosedyrer og instruksjoner, sikrer man konsistens og kvalitet av arbeidet. De involverte vet status på prosessen, altså hva som har blitt gjort og hva som skal gjøres videre. Det skal være enkelt å hente frem de ulike instruksjonene når man trenger det.

Opplæring og kompetanseutvikling 

En helt avgjørende del for at kvalitetssystemet skal fungere optimalt over tid, er opplæring og utvikling av ansatte. Fokuserer man på å holde prosessene ryddige samt skape tydelige og trygge rammer for nyansatte, vil de ta til seg informasjonen raskere. God opplæring vil bidra til en bedre informasjonsflyt i bedriften, der nyansatte blir godt rustet i opplæringsfasen til videre arbeid. 

Det er lite lønnsomt å stoppe opp etter opplæringen, derfor er det like så viktig å fokusere på utvikling av ansatte. At en bedrift er opptatt av utvikling av sine ansatte øker også motivasjonen på arbeidsplassen. Og ved å utvikle de ansatte, utvikler man også kompetansenivået, som igjen gjør at de ulike prosjektene blir av bedre kvalitet. 

Måling og analyse av kvalitetsdata 

Det er nyttig å samle inn og analysere kvalitetsdata for å identifisere forbedringsmuligheter. Dette gjør man for å sjekke at dataen støtter de formålene den er ment for å brukes til. Dataen skal tilfredsstille visse krav for å være en god kvalitetsdata. 

Kravene kan variere, men først og fremst må de være korrekte og oppdaterte i henhold til ønsket standard. God kvalitetsdata skal være fullstendig. Altså at de skal bidra til å styrke arbeidet i sin helhet. Dersom det blir funnet avvik under målingene, bør man iverksette tiltak for å forbedre disse områdene.

Ledelsens engasjement og ansvar

Det er ikke bare de ansatte som bør holde i bedriftens kvalitetssystem - her spiller også ledelsen en avgjørende rolle. Mens ansatte tar ansvar for den operative delen, skal ledelsen ta ansvar for den overordnede delen. Kvalitetssystem på et overordnet plan er kvalitetsledelse. Dette betyr at ledelsen må sørge for at kvalitetssystemet i sin helhet fortsatt er hensiktsmessig, tilstrekkelig og virker effektivt.

Avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring

Ved måling og analyse av kvalitetsdata, finner man forbedringsmuligheter. Under slike prosesser finner du også eventuelle avvik, hvor du identifiserer og håndterer disse. Avvikshåndtering og fokus på kontinuerlig forbedring er helt nødvendig for å ha et langvarig, velfungerende kvalitetssystem.

Steg for steg hvordan du implementerer kvalitetssystemet

1. Planlegging og forberedelser

Det første du bør gjøre ved implementering av kvalitetssystemet, er å planlegge og klargjøre forberedelsene. Både eksterne og interne krav må planlegges og tas hensyn til. Det er flere ting som må inn i planleggingen, hvor det stort sett handler om å bygge opp en varig struktur, etablere gode rutiner og sørge for god kjennskap til bedriftens nåværende systemer.

2. Etablering av prosedyrer og retningslinjer

Med planleggingen er på plass, blir neste steg å etablere prosedyrer og retningslinjer. Det kan enkelt gjøres ved å følge noen viktige trinn.

Første trinn handler om å forstå formålet, hvor du identifiserer hvorfor disse prosedyrene og retningslinjene er nødvendige. Deretter identifiserer du målgruppen, som forteller deg hvem som vil være involvert i eller påvirket av disse prosedyrene og retningslinjene. Dette kan inkludere ansatte, ledere, kunder eller andre interessenter. Innhent så relevant informasjon, og sørg for samsvar med lover og regler. Videre er det viktig å lage presise og forståelige dokumenter samt gjøre disse mer tilgjengelige.

3. Opplæring og bevisstgjøring i overgangsperioden

Det er viktig å gjøre materialet forståelig og tydelig, slik at ansatte kan implementere det riktig. Det er først når de ansatte ser nytten av systemet, at gevinsten kommer. Etabler en kultur som gir rom for utvikling og deling av kunnskap.

4. Overvåkning og gjennomgang

Overvåkning er hensiktsmessig for å identifisere eventuelle utfordringer eller områder som krever ekstra oppfølging. Det er viktig å evaluere implementeringen regelmessig, nettopp for å kontinuerlig finne områder som trenger forbedringer. Ikke minst er det å feire milepæler en viktig faktor - marker suksess for å opprettholde motivasjonen og anerkjenne innsatsen til hver enkelt ansatt!

Oppsummering 

Etter denne grundige gjennomgangen av kvalitetssystem, håper vi du sitter igjen med verdi som kan motivere deg i riktig retning. Et kvalitetssystem er komplekst, men svært nyttig. Om vi koker all informasjonen ned, er det viktigste du får ut av et kvalitetssystem en god forståelse av kundens behov og forventninger, samt å sikre at organisasjonens prosesser og produkter er i samsvar med dette. Dette oppnås gjennom ledelsens engasjement, kontinuerlig forbedring, oppfølging og kompetanseutvikling for alle ansatte. Samlet sett bidrar disse faktorene til å levere produkter og tjenester av høy kvalitet som møter og overgår kundens forventninger.

Du kan lese mer om vårt kvalitetssystem her.

Har du spørsmål om våre løsninger? Ikke nøl med å ta kontakt med oss!