Guide: Styringssystem

Styringssystem er et verktøy som skaper struktur i bedriftens prosesser, målsettinger og metoder. Ved å sette alt i et system og stadig observere og kvalitetssjekke for forbedring, er det stor sannsynlighet for å lykkes med styringssystemer. I dagens teknologiske landskap er styringssystemer en hjelpende hånd som forenkler og effektiviserer prosesser i hverdagen.

I denne guiden går vi gjennom: 

• Hva er et styringssystem?
• Hva inneholder et styringssystem?
• Hva er forskjellen på ledelsessystem, styringssystem og kvalitetssystem?
• Fordeler med et styringssystem
• Implementering av styringssystem
• Avslutning

Hva er styringssystem?

Et styringssystem skaper orden i en bedrift ved å sette de ulike prosessene i et system. Formålet med et styringssystem er at alt skal være samstemt mot et bestemt mål, der det fungerer som et overordnet verktøy for bedriftens prosesser og metoder. Styringssystemer brukes i alle slags bransjer, i alt mellom helsesektor til bygg og anlegg.

Et styringssystem er nærliggende med begrepet internkontroll. Der styringssystemet bidrar til hvordan en virksomhet skal styres, sikrer internkontroll at alle mål og metoder er i samsvar med lovverk og retningslinjer.

Hva inneholder et styringssystem?

Et styringssystem består av flere deler. For at styringssystemet skal fungere og være et helhetlig hjelpemiddel, er det viktig at alle delene er på plass.

1. Retningslinjer og målsettinger: Bedriftens overordnede policy og mål må settes for å veilede tiltakene i styringssystemet.
   
   
2. Prosesser og rutiner: Definer prosesser og arbeidsmetodikk i styringssystemet, som skal indikere hvordan ting må utføres for å oppnå bedriftens mål. 
   
   
3. Risikohåndtering: Her identifiserer og vurderer du potensielle risikoer, og implementerer deretter tiltak for hvordan dere skal håndtere dem.
   
   
4. Målinger: Sørg for en kontinuerlig overvåkning av de ulike prosessene og resultatene for å identifisere eventuelle avvik eller muligheter for forbedring.
   
   
5. Ledelsesengasjement: Aktiv deltakelse og støtte fra ledelsen er viktig for å sikre effektiv implementering og ikke minst opprettholdelse av styringssystemet.

Styringssystem for bygg og anlegg

INVO leverer styringssystem til en rekke bransjer, blant annet bygg- og anleggsbransjen. Vårt system har moduler som dekker organisasjoners behov - både i praksis og på et overordnet nivå. 

En av våre kunder fra bygg- og anleggsbransjen,Byggimpuls, valgte å gå for vår fullintegrerte løsning med Microsoft 365. Med denne løsningen fikk kunden muligheten til å dele informasjon med både kundene sine, leverandører og underentreprenører. Vi i INVO er opptatt av at vårt system skal være enkelt å integrere med andre systemer - som kundene våre allerede har i dag.

Hva er forskjellen på ledelsessystem, styringssystem og kvalitetssystem?

Hva er et ledelsessystem?

Et ledelsessystem handler om styringen av bedriften, der blant annet organisering, planlegging og budsjettering inngår. Ledelsessystemet skal sørge for at alle arbeidsprosesser og rutiner er godt utarbeidet samt sikre at det er kvalitet i alle ledd.

Hva er et kvalitetssystem?

Et kvalitetssystem sikrer at bedriften oppnår ønsket kvalitet på et produkt eller en tjeneste. Dette systemet inkluderer ulike prosesser, metoder og verktøy som skal være til hjelp i de ulike prosjektene en bedrift har.

Les guiden vår om kvalitetssystem her

Hva er et styringssystem, i forhold til ledelsessystem og kvalitetssystem?

Styringssystemet er et verktøy for å håndtere alle de ulike systemene i en bedrift - det er rett og slett den overordnede styringen. Med ledelsessystemet og kvalitetssystemet sammen, blir styringssystemet selve rammeverket i det hele, og er den delen som skaper orden i bedriften.

Fordeler med et styringssystem 

Effektivitet

Et styringssystem gir effektivitet ved økt produktivitet og ressursutnyttelse, noe som også resulterer i kostnadsbesparelser og bedre oppnåelser. Det muliggjør raskere tilpasning til endringer og bidrar til å opprettholde konkurransefortrinn.

Kvalitetsforbedring

Et styringssystem gir kvalitetsforbedring som fører til økt pålitelighet til produkter eller tjenester, som igjen styrker kundetilfredshet og lojalitet. Det reduserer feil og kostnader knyttet til avvik og feil, fordi det på forhånd har blitt implementert løsninger dersom noe skulle skje. 

Samsvar med standarder og reguleringer

Det at styringssystemet samsvarer med standarder og reguleringer sikrer overholdelse av bransjekrav og lovpålagte standarder. Dette minsker risikoen for at feil kan skje. I tillegg skaper det tillit hos interessenter og kunder, samt legger grunnlaget for et solid og pålitelig omdømme for bedriften. 

Bedre risikostyring

Et styringssystem gir bedre risikostyring ved at det muliggjør bedriften å identifisere, vurdere og håndtere potensielle trusler eller muligheter mer effektivt. Det bidrar til å beskytte verdier, styrke alle beslutningsprosesser og sikre mer bærekraftige driftsforhold.

Bedre ressursutnyttelse

Et styringssystem gir bedre ressursutnyttelse - og dermed bedre lønnsomhet - ved å optimalisere arbeidsflyt og identifisere områder for forbedring. Med systemet unngår du sløsing av ressurser som tid, penger og materialer.

Implementering av styringssystem

Implementering av et styringssystem krever grundig planlegging og en systematisk tilnærming. 

Her er noen viktige aspekter å tenke på når du skal implementere et styringssystem:

1. Forstå organisasjonens behov og mål

Det første punktet er essensielt for å etablere en klar retning. Det handler om å definere hva styringssystemet skal oppnå for bedriften din. Dette kan være ting som å øke effektiviteten eller å forbedre kvaliteten på produkter eller tjenester. Å ha en tydelig forståelse av organisasjonens mål gjør det lettere å skreddersy styringssystemet deretter.

2. Involvering av ansatte

Ansattes engasjement er nøkkelen til suksess. Å involvere dem tidlig i prosessen, kommunisere tydelig om formålet og fordelene med styringssystemet, vil gi dem et eierskap til arbeidet. Det bidrar til å skape et felles mål og sikrer at systemet blir brukt effektivt blant de ansatte.

3. Identifisere relevante standarder og krav 

Å identifisere og forstå standarder og kvar som er relevante for organisasjonens bransje eller driftsområde er avgjørende. Det kan være lovpålagte forskrifter, bransjestandarder eller interne retningslinjer som må følges. Å sette disse i styringssystemet bidrar til å sikre overholdelse og kontinuerlig forbedring.

4. Gjennomføre grundig risikovurdering

Risikovurdering er en proaktiv tilnærming som identifiserer potensielle trusler og muligheter. Ved å evaluere risikoer knyttet til bedriften, kan du gjøre tiltak for å minimere eller utnytte disse på en bedre måte. 

5. Tilpasning til organisasjonens eksisterende strukturer

Styringssystemet må være sømløst integrert med organisasjonens eksisterende prosesser og strukturer. Det er viktig å tilpasse systemet til organisasjonens kultur, arbeidsmetodikk og eksisterende systemer for å sørge for en jevn implementering. 

6. Dokumentasjon og prosedyrer 

Å utvikle klare og tydelige dokumentasjoner og prosedyrer er nødvendig for å veilede ansatte om hvordan systemet skal brukes. Dette kan være ting som instruksjoner, retningslinjer og eventuelle standardiserte prosesser som må følges. 

7. Implementeringsplan 

En implementeringsplan skal være grundig og spesifisere aktiviteter, tidsrammer og ansvar. Dette hjelper med å organisere implementeringsprosessen og sikre at alt skjer i henhold til planen. 

8. Overvåking og evaluering 

Implementeringen bør ikke være slutten på prosessen. Kontinuerlig overvåkning og evaluering er alfa omega for å sikre at systemet fungerer som tiltenkt. Dette innebærer regelmessige vurderinger, måling av resultater og tilpasninger basert på tilbakemeldinger og endringer i virksomheten.

9. Eventuelt sertifisering (ISO-9001)

Dersom organisasjonen din ønsker sertifisering i henhold til bestemte standarder som ISO, må du sette deg inn i disse kravene på forhånd for å få sertifiseringen.

10. Internrevisjoner og forbedring 

Interne revisjoner er viktige for å evaluere systemets effektivitet og identifisere områder for forbedring. Å kontinuerlig søke etter måter å forbedre systemet på, bidrar til en aktiv utviklingsprosess.

Til sammen utgjør disse punktene et solid grunnlag for en vellykket implementering av et styringssystem. De krever alle oppmerksomhet og engasjement for å sikre suksess.

Avslutning

I denne guiden har vi vært gjennom alle punktene i et styringssystem. Du har nå lært mer om hva et styringssystem innebærer, hva det består av, fordeler ved et styringssystem og hvordan du implementerer det. Det du forhåpentligvis har skjønt, er at et styringssystem bidrar til mange fordeler som gir mersmak i bedriften din - som økt lønnsomhet, effektivitet, mer oversikt og større muligheter for kvalitetsforbedring. 

Har du spørsmål? Ikke nøl med å ta kontakt med oss, så finner vi veien videre sammen. Husk at det er helt uforpliktende å booke et møte med en av våre eksperter!