Med disse enkle grepene får du maksimalt ut av Invo Dokumentsenter

Et godt fungerende system for dokumenthåndtering er alfa omega for å effektivisere arbeidshverdagen i din bedrift, men om du ikke bruker det riktig kan det skape flere problemer enn det løser. Vi har derfor satt sammen noen smarte tips og triks, for å sørge for at overgangen til Invo Dokumentsenter går så sømløst som mulig.

Med Invos enkle, oversiktlige og sikre dokumentsenter kan din bedrift bli kvitt rotete mappesystemer. Invo Dokumentsenter gir deg en trygg og stabil måte å håndtere dokumentene på, med smarte søke- og arkiveringsfunksjoner som gjør det lett å finne frem til dokumentene når du trenger dem.

Det er dog et par ting du bør være bevisst på hvis du ønsker å gjøre systemet så enkelt som mulig å bruke, slik at de ansatte kommer kjapt i gang med adopsjonen.

Behold strukturen fra filserveren

Noe av det første du bør tenke på er struktur. Hvis du fullstendig endrer utseende og oppsett, kan det virke avskrekkende og føre til unødvendig effektivitetstap. Derfor kan det være lurt å bruke et oppsett på mappene som de ansatte allerede er kjent med fra den gamle filserveren.

Tenk samtidig på om det er noen biblioteker eller mapper som med hensikt kan slås sammen. Noen ganger har man en unødvendig komplisert inndeling, som kun bidrar til å skape forvirring.

Definering av dokumentsenterstrukturen og mappene bør også utformes med de som produserer informasjon til de ulike områdene, slik at det blir naturlig for dem å lagre alle relevante dokumenter i dokumentsenteret.

Tilpass systemet etter dine behov

Hvordan bedrifter organiserer sine filsystemer vil ofte variere like mye som bedriftene selv. Derfor kan det være lurt å tenke på hvilke behov din bedrift har, og hvordan Dokumentsenteret bør settes opp for å imøtekomme dette.

Ønsker du for eksempel å ha et avdelingsbasert system (det mest populære alternativet), eller kanskje et mer funksjonsbasert et? Det er noe som er viktig å ha tenkt gjennom før du begynner å opprette områder, biblioteker og mapper. Her kan en eller flere superbrukere/avdelingsledere få muligheten til å opprette strukturen (områder og bibliotek), mens alle brukere av løsningen kan ha mulighet til å opprette mapper lenger ned i strukturen. Dette kan tilgangsstyres, slik at man sikrer at strukturen ikke blir for stor og uoversiktlig.

Det er også essensielt å ha gjort seg opp en tanke om hvem som skal ha tilgang til hva. Her kan for eksempel en som er område- eller fagansvarlig enkelt sette og oppdatere tilganger uten at IT-avdelingen må involveres. Som utgangspunkt bør det settes så få restriksjoner som mulig, men hvis dere for eksempel har ansattmapper eller annen sensitiv informasjon kan det vært lurt å begrense tilgangen på disse.

Lyst til å se produktet i bruk? Se en kort video av modulen her. 

Gjør det enkelt å finne dokumenter

Når du har satt det opp slik du vil ha det, må du bare å sørge for at dokumenter, filer og informasjon blir lett å finne frem til. Det å skulle finne tilbake til gamle filer og dokumenter kan som vi alle vet være en tidkrevende oppgave, som kan stjele dyrbare minutter bedre brukt annensteds.

Den intuitive søkefunksjonen vil heldigvis hjelpe deg langt på vei, men det kan vært lurt å gi de ansatte en kjapp opplæring i hvordan å få mest ut av den. Det finnes nemlig en rekke smarte søketriks og filtreringsmuligheter som kan hjelpe med å finne frem raskere til filene du er på jakt etter.

For eksempel kan man filtrere søket basert på mapper, områder, kontakter eller bedrifter. Du har også mulighet til å sortere på «siste dokumenter» og «e-poster», for å raskere finne frem til dokumenter og e-poster du nylig har jobbet med.

I tillegg er det også mulig å sette opp favoritter og snarveier, noe som kan være kjekt å gjøre hvis det er mapper eller filer man bruker oftere enn andre.

Vil du vite mer om Invo Dokumentsenter?

Dette var en kort oppsummering av de viktigste tingene du bør tenke på ved implementering av Invo Dokumentsenter, men det er fortsatt mange tips og triks vi ikke fikk plass til her.

Har du ikke Invo Dokumentsenter, men er nysgjerrig på om det kan være relevant for din bedrift? Ta kontakt med oss for å booke en demo!