Hva er dokumenthåndtering og hvorfor trenger du det?

I denne artikkelen tar vi deg gjennom hva dokumenthåndtering er, og 5 utfordringer mange står ovenfor uten et dokumenthåndteringssystem. Det vil såklart lønne seg å ha ting satt i system - og vi forteller deg hvorfor Invo sitt dokumentsenter hjelper deg med dette!

Hva er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering handler om hvordan du håndterer dokumenter. Alt fra å organisere, lagre, søke etter og finne, dele og kontrollere tilgangen til dokumentet. Når vi prater om dokumenthåndtering er dette i sammenheng med hvordan organisasjoner best mulig kan håndtere at dokumenter ikke flyter rundt. Det kan være både papirbaserte dokumenter og digitale filer.

Les mer om dokumenthåndtering i guiden vår her.

5 utfordringer mange står ovenfor uten et dokumenthåndteringssystem:

1. Mangel på kontroll

Uten et dokumenthåndteringssystem blir det vanskelig å holde oversikt over alle dokumenter og informasjon. Dette kan føre til kaos og manglende struktur på dokumenter som opprettes og deles.

2. Vanskelig å finne dokumenter

Uten et system kan det være tidkrevende og frustrerende å finne tidligere avtaler, informasjon, mapper eller ulike typer dokumenter. Dette reduserer effektiviteten og brukervennligheten.

3. Dårlig samarbeid

Uten et dokumenthåndteringssystem lager ansatte ofte egne dokumenter, noe som hindrer effektivt samarbeid. Med et system kan ansatte enkelt dele dokumenter internt og eksternt, og samarbeide i sanntid.

4. Manglende tilgangsstyring

Uten et system er det utfordrende å kontrollere hvem som har tilgang til hvilke dokumenter, mapper og områder. Dette kan føre til at sensitiv informasjon blir tilgjengelig for uvedkommende og skaper sikkerhetsrisikoer.

5. Lavere sikkerhet

Uten et dokumenthåndteringssystem blir det vanskelig å spore tidligere versjoner av dokumenter og se hvem som har gjort endringer. Dette kan føre til tap av viktig informasjon og økt risiko for feil. Regelmessige sikkerhetskopier er også utfordrende uten et system, noe som øker risikoen for tap av viktige dokumenter.

Hvorfor velge dokumenthåndtering fra Invo?

Med Invo sitt dokumentsenter finner du selskaps- og avdelingsrelaterte filer enkelt. Modulen erstatter typiske fellesområder- og mapper på filserveren. Med integrasjon mot Microsoft 365 møtes brukerne av et velkjent grensesnitt, samtidig som det aldri har vært enklere å holde orden i dokumentene.

• Få kontroll over alle dokumenter på ett sted
  
  
• Finn raskt det du leter etter ved å søke på navn, mappe eller innhold.
  
  
• Del dokumenter og samarbeid i sanntid, både internt og eksternt, for å forbedre produktiviteten.
  
  
• Kontroller hvem som har tilgang til dokumenter og mapper, og sikre at sensitiv informasjon er beskyttet.
  
  
• Spor endringer i dokumenter og sikkerhetskopier viktige filer regelmessig for å beskytte mot tap.

Med Invo sitt dokumentsenter får du en komplett løsning for dokumenthåndtering som forbedrer effektiviteten, sikkerheten og samarbeidet i din organisasjon.

Les mer om INVO Dokumentsenter og samle alle dokumenter på ett sted! 

Få kontroll over dokumentene i dag - Kontakt oss her