Hva er tilgangsstyring, og hvorfor er det viktig i dokumenthåndtering?

Det er lett å miste oversikt over digitale dokumenter. Derfor er det viktig å sørge for at riktige personer har riktig tilgang, og de som ikke skal ha tilgang, ikke har det. Med tilgangsstyring vil du holde dokumenter trygge, og sikre at de som trenger de finner dem effektivt. 

Hva er tilgangsstyring?

Tilgangsstyring eller tilgangskontroll, også kjent som Identity and Access Management (IAM), handler om å administrere og kontrollere hvem som har tilgang til ulike ressurser og digitale dokumenter. Hensikten med tilgangsstyring er å sikre at kun valgte personer kan få tilgang til data og systemer, basert på deres rolle i bedriften. 
 
For eksempel, en regnskapsfører trenger tilgang til økonomiske rapporter, mens en markedsfører trenger tilgang til markedsføringsstrategier og kampanjedokumenter. Da skal tilgangsstyringen kontrollere dette. Tilgangsstyring er spesielt viktig i henhold til tilgang til sensitiv informasjon og personopplysninger.

Invo Tilgangskontroll forenkler administrasjon og gir deg en god oversikt over interne og eksterne tilganger på mapper og filer i MS SharePoint og Office 365. Les mer om Invo tilgangskontroll her.

Hvorfor er tilgangsstyring viktig ved dokumenthåndtering?

• Sikkerhet og personvern
  I en tid hvor datalekkasjer og cyberangrep blir stadig mer vanlig, er det avgjørende å beskytte sensitiv informasjon. Riktig tilgangsstyring sikrer at kun de som trenger det, har tilgang til konfidensielle dokumenter, og dermed reduserer risikoen for uautorisert tilgang og datalekkasjer.
  
  
• Samsvar med lover og forskrifter
  Mange bransjer er underlagt strenge regelverk for databeskyttelse, slik som GDPR. Tilgangsstyring hjelper bedrifter med å oppfylle disse kravene ved å sikre at data kun er tilgjengelig for autoriserte brukere, og at logger opprettholdes for revisjonsformål.
  
  
• Effektivitet og produktivitet
  Med tydelig definerte tilgangsrettigheter kan ansatte raskt og enkelt få tilgang til nødvendige dokumenter uten å måtte gå gjennom komplekse godkjenningsprosesser. Dette øker både effektiviteten og produktiviteten i virksomheten.

Hvordan sikrer du riktig tilgangsstyring i virksomheten?

1. Kartlegg og klassifiser dokumenter
Start med å identifisere alle dokumenter og kategorisere dem etter sensitivitet. For eksempel, kundedatabaser og kontrakter kan kreve høyere sikkerhetsnivåer enn interne nyhetsbrev.

2. Definer roller og rettigheter
Etabler en klar struktur over hvilke roller som skal ha tilgang til hvilke dokumenter. For eksempel, kun HR-avdelingen skal ha tilgang til personalmapper, mens salgsavdelingen har tilgang til salgsmateriale og kundedata.

3. Implementer teknologi
Bruk avanserte tilgangsstyringssystemer (IAM-løsninger) som integreres med bedriftens eksisterende IT-infrastruktur. Løsninger som Microsoft Azure AD, Okta eller IBM Security Identity Governance and Intelligence kan automatisk administrere tilgangsrettigheter basert på forhåndsdefinerte regler og retningslinjer.

4. Overvåk og revider
Regelmessig overvåking og revisjon av tilgangsrettigheter er avgjørende for å sikre at de forblir relevante og i samsvar med virksomhetens behov og lovkrav. Bruk verktøy som logganalyse og overvåking av brukeradferd for å identifisere og adressere mistenkelig aktivitet.

5. Opplæring og bevisstgjøring
Sørg for at alle ansatte forstår viktigheten av tilgangsstyring og følger beste praksis for håndtering av sensitive dokumenter. Gjennomfør jevnlig opplæring for å opprettholde en høy sikkerhetskultur.

Få kontroll på dokumentene dine enkelt og greit

Å holde orden i dokumenter, mapper og filer, enten i skyen eller fysisk, funker til en viss grad frem til dere er så mange ansatte at det går i surr. Det er alltid noen dokumenter som ikke skal havne i feil hender, og her kommer tilgangsstyring godt med. Les mer om dokumenthåndtering her. 

Invo Dokumentsenter 
Lurer du på hvordan du best mulig kan få kontroll på dokumentene dine? Med tilgangsstyring i dokumenthåndteringssystemet sikrer du deg mindre hodebry. Senk skuldrene og vær trygg og sikker på at de som skal ha tilgang har det, og de som ikke skal ha det, ikke får det. Les mer om Invo Dokumentsenter her.