Slik planlegger du et prosjekt - steg for steg

Skal du planlegge et prosjekt, men usikker på hvor du skal starte? Prosjektplanlegging kan være ganske omfattende, men det er ingen grunn til panikk - her lærer du mer om prosjektplanlegging og hvordan du går frem steg for steg!

Hva innebærer prosjektplanlegging og hvorfor er det viktig? 

Prosjektplanlegging handler om å forberede seg godt til et kommende prosjekt. Her identifiserer du mål, konkretiserer planer og oppgaver, i tillegg til å tidfeste ulike prosesser som skal skje i løpet av prosjektet. 

Prosjektplanlegging er en essensiell del av det å styre et prosjekt, der prosjektplanen i seg selv er en veileder som fører deg i riktig retning og tydeliggjør hvordan du kommer deg til målet.

Slik planlegger du et prosjekt

Når du skal planlegge et prosjekt er det gunstig å dele det inn i flere trinn. På denne måten sikrer du at det blir gjennomført på en effektiv og organisert måte - i tillegg til at du får god oversikt! Her ser du hvordan du steg for steg kan planlegge ditt prosjekt:

1. Hovedmål og delmål: Her skal det definerte målet for hele prosjektet implementeres og tydeliggjøres. Sørg for at målene er spesifikke, oppnåelige og tidsbestemte (SMARTe mål), slik at de enkelt kan følges opp og måles gjennom hele prosjektet.
   
   
2. Inndeling av konkrete oppgaver: Del opp i mindre oppgaver, der det konkretiseres hva som skal gjøres og hvordan.
    
3. Konkretiser en tidslinje: Ved å ha en tidslinje å forholde seg til, der det kommer frem hva som skal gjøres når, vil bidra til fremgang og en god flyt i arbeidet.
   
   
4. Ansvarsfordeling og ressurser: Hva og hvem trenger du i prosjektet? Dette kan være alt fra mennesker til utstyr som trengs for å gjennomføre. Fordel ansvar til de riktige personene.
   
   
5. Budsjettramme: Ethvert prosjekt har et budsjett å forholde seg til. Sørg for å estimere hvor mye enhver oppgave vil koste, og hva som er mulig å få til med det tildelte budsjettet.
   
   
6. Identifisering av risiko: Ta høyde for at forsinkelser eller uventede hendelser vil skje. Her vurderer du omfanget av risikoen som kan forekomme. Dette kan innebære å sikre ekstra ressurser ved behov eller prioritering av ulike oppgaver.
   
   
7. Etablering av god kommunikasjon: Her skal det avklares hvem som skal rapportere til hvem, hvordan motivere teamet og tilrettelegging av god informasjonsflyt.
   
   
8. Overvåking av fremdrift: Du vil mest sannsynlig måtte gjøre justeringer underveis, så her trenger du gode prosjektstyringsverktøy for å administrere datoer og automatisere prosesser så godt du kan. Dette for å være sikker på at prosjektstyringen går i ønsket retning.
   
   
9. Evaluering: Få inn regelmessige rutiner der både milepæler blir markert og feiret, i tillegg til hva som kan gjøres bedre. Er det noe som ville fungert bedre til neste gang? Noter alt som har vært bra, samt forbedringspotensial.
   
   

Hvorfor lønner det seg å bruke et prosjektplanleggingsverktøy?

For å smidiggjøre og forenkle hele prosessen med prosjektplanleggingen, lønner det seg å bruke prosjektstyringsverktøy. Ved å bruke INVO Prosjekt vil du kunne håndtere arbeidet på en strukturert måte der du til enhver tid har god oversikt. Verktøyet tilrettelegger for å effektivisere alle prosesser, forbedre kommunikasjonsflyt samt tidsstyring. Ikke minst får du alt på ett sted, der prosjektet i sin helhet og arbeidet rundt det, er samlet på én arbeidsflate.

Samlet sett kan verktøy for prosjektplanleggingen bidra til å forbedre prosjektets effektivitet, organisering og kontroll. Dette resulterer i bedre sjanser for å oppnå suksess og oppfylle prosjektmålene!