Norner fikk ryddet opp i data-jungelen ved hjelp av Invos løsninger
Kunnskapsbedriften Norner fikk implementert løsninger fra Invo som strukturerte filene deres og gjorde den mer tilgjengelig for kunder og ansatte. Nå ønsker de å ta i bruk alle Invos moduler for å få maks utbytte av å samle alt i ett system. Foto: Norner AS
Da det internasjonale firmaet, Borealis, solgte unna sin forskningsavdeling på polymer i 2007, ble norske Norner AS etablert. Med seg hadde de en enorm mengde data fra Borealis som ble dumpet inn i en lokal filserver. Der ble dataen liggende, ustrukturert og mer eller mindre utilgjengelig for de ansatte.
– Misforstå meg rett. Informasjonen var ikke bak lås og slå, men data-jungelen var såpass tett at den var umulig å navigere seg i. Dermed mistet den all verdi, forteller Bjørn Eksner, Senior IT Consultant i Norner.
I 2013 gikk Norner over til Office 365 og anskaffet SharePoint-lisenser. Målet var å verdiøke dataene ved å gjøre den mer tilgjengelig for ansatte. Men Microsoft-verktøyene ble imidlertid ikke utnyttet til sitt fulle potensial da Norner manglet et overordnet program som kunne strukturere dataen.
– Det vi egentlig trengte var en tjeneste som kunne ta i bruk SharePoint-lisensene våre på en fornuftig måte. Vi var i dialog med flere aktører, men ingen som hadde et ferdig system som håndterte det overliggende rammeverket, sier Eksner.
Etter en stund endte søket på Invo, noe som var en god match med en gang.
Fikk struktur med Invo Dokumentsenter
Da Invo kom på banen hadde Norner flere filservere. Blant annet en dedikert til ansatte og deres personlige filer, og en annen for de ulike avdelingene hvor arbeidsfiler, kontrakter, og annen viktig informasjon lå. Uten en god struktur hadde spesielt filserveren for avdelingene blitt utvannet til en svær haug av både ny og gammel ustrukturert data.
– Det aller meste som lå i denne filserveren er nå migrert inn i Invo. Det betyr at vi har rettet opp i strukturkapitalen og fått en etterlengtet oversikt, forteller Eksner.
Norner har benyttet seg av Invo Dokumentsenter for å strukturere om dataen fra filserveren, og fordelt det på selskapets avdelinger.
– Som et første steg var det viktig å organisere riktig informasjon under riktig avdeling. I tillegg har avdelingene fått full kontroll over området de «eier». Det vil si at de selv styrer hvem som kan redigere, hvem som skal få leserrettigheter, og hvordan den lokale avdelingsstrukturen skal se ut, sier Eksner.
Gjør det umulige mulig med Invo Prosjekt
Utover det å omorganisere dataen for å verdiøke den implementerte også Norner prosjektmodulen fra Invo i november.
– I korte trekk betyr det at alle våre B2B-prosjekter skal opprettes i Invo, noe som gir oss bedre prosjekthåndtering, arbeidsflyt og samarbeidsmuligheter, forteller Eksner.
Prosjektmodulen er spesielt verdifull for Norner siden informasjonsdeling er et viktig område for virksomheten.
– Vi samarbeider på prosjekter med kunder over hele verden. Da er det viktig å kunne gjøre det i samme virtuelle rom. Her er Invo-løsningen essensiell. Før var jo dette nærmest umulig fra en gammeldags filserver. Fra et dokumentsenter og prosjektmodulen er det helt andre boller, sier Eksner.
Sømløs opplevelse med superbrukere og Invos helpdesk
For å sikre god drift av strukturkapitalen hvor alle ansatte henger med har Norner utnevnt en superbruker per avdeling. Disse blir trent til å løse enkle utfordringer som hvordan man oppretter prosjekt på riktig måte og hvor spesifikke dokumenter skal lagres. For mer kompliserte utfordringer kommer supporten fra Invo til god nytte.
– Invo har god industriforståelse og setter seg raskt inn i våre behov. Det gjør at de svarer raskt og ordner opp når vi opplever problemer. Helpdesken hjelper oss med å komme over de små humpene, noe vi setter stor pris, forteller Eksner.
Ønsker seg alt samlet i ett system
Implementeringen av Invo sine løsninger har skapt flere gode ringvirkninger for Norner.
– Tidsmessig er det en klar gevinst at alle ansatte nå har god dokumentoversikt. Vi bruker betydelig mindre tid på søk og opprettelse av mapper og prosjekter. Dette gir oss også en trygghet på prosjekt- og individnivå at all informasjon er tilgjengelig, uansett hvor man befinner seg. I tillegg er det blitt lettere å samarbeide, både på tvers av avdelinger og mellom oss og kunder.
Fremover har Norner som mål å ta i bruk flere Invo-moduler for å nyttiggjøre gevinsten av å ha alt samlet i ett system.
– Vi ønsker å etter hvert ta i bruk alle Invo-modulene slik at vi får en sømløs gjenfinning av informasjon, avslutter Eksner.
