Guide: Prosjektstyring

I denne guiden går vi gjennom: 

• Hva prosjektstyring er
• Ulike begreper innen prosjekt og betydningen av disse
• Grunnleggende prinsipper for prosjektstyring
• Prosjektstyringsmetoder
• Ulike faser i prosjektstyring
• Roller og ansvar i prosjektstyring
• Utfordringer og “best practice” i prosjektstyring
• Fremtidige trender innen prosjektstyring
• Avslutning

Er du på jakt etter et prosjektstyringsverktøy til din arbeidsplass? 

Hva er prosjektstyring?

Prosjektstyring handler om å planlegge, organisere og kvalitetssikre et prosjekt på et overordnet plan. Formålet med prosjektstyring er å holde oversikt på prosjekter for at det skal nå sitt mål innenfor en bestemt tidsramme. En stor del av prosjektstyring er å avdekke de ressursene som trengs, samt å holde styr på bruken av disse ressursene i forhold til hva man har å gå på av tid og kostnader.

Noen eksempler kan være identifisering av prosjektmål, tildeling av ressurser, etablere detaljerte planer, oversikt på fremgang samt justering av planene dersom behovet for endring oppstår. Prosjektstyring skal med andre ord holde oversikt på prosjektets utvikling.

Les også: Hva er resultatmål og hva er effektmål?

Hva er forskjellen på prosjektstyring og…

• Prosjektledelse

Selv om både prosjektstyring og prosjektledelse handler om å lede et prosjekt i riktig retning, er det noen vesentlige forskjeller. Prosjektledelse handler om de konkrete oppgavene og ansvaret en prosjektleder har i å utføre prosjektet. Dette kan være ting som å delegere oppgaver, motivere teammedlemmer, løse konflikter og sikre at prosjektet forholder seg til tids- og budsjettrammer. 

Kort sagt er prosjektstyring den overordnede prosessen for å sikre at prosjektet blir gjennomført i tråd med planer og mål, mens prosjektledelse er den aktive delen og ledelse av prosjektet på daglig basis.

Les mer her: Alt du trenger å vite om prosjektledelse 

• Prosjektstyringsverktøy

Som nevnt tidligere, er prosjektstyring en overordnet prosess for å sikre god planlegging og gjennomføring av et prosjekt i samsvar med satte mål. Prosjektstyringsverktøyet derimot, er de programmene og systemene som brukes til å utføre og ikke minst forenkle selve prosjektstyringen. 

Det er altså verktøy som trengs for å administrere og overvåke et prosjekt. Prosjektstyringsverktøy støtter og automatiserer flere aspekter av prosjektstyringen, som tidsplanlegging, kommunikasjon og rapportering. Eksempler på prosjektstyringsverktøy er programvareplattformer som Microsoft, Trello, Asana med flere. 

• Prosjektstyringssystem

Et prosjektstyringssystem er en IT-plattform der prosjektstyringen implementeres og administreres. Dette er også et slags verktøy, men i et mye større system der flere verktøy er samlet for å gjøre data mer tilgjengelig. Et prosjektstyringssystem skal samle informasjon og dokumentasjon på en effektiv måte.

• Prosjektportal

En prosjektportal fungerer som et sentralisert knutepunkt for all informasjon og ressurser tilknyttet et prosjekt. Portalen har ofte funksjoner som dokumentdeling, diskusjonsforum, kalender og oppgaveoppfølging. En prosjektportal har som hensikt å skape mer flyt i samarbeid og kommunikasjon samt gi en pekepinn på prosjektets status og fremgang.

Grunnleggende prinsipper for prosjektstyring

1. Prosjektdesign og -planlegging

Prosjektdesign og -planlegging legger grunnlaget for et vellykket prosjekt, og er prosjektets viktigste grunnsteiner. Mens prosjektdesign handler om å avklare formål og målsetting, definere behov, utføre analyse og utvikle strategier, har prosjektplanlegging alt med planlegging for selve prosjektet å gjøre. Prosjektplanlegging innebærer å sette tidsramme, ressursallokering, budsjett, redusere risiko og sikre kriterier for kvalitet.

Les mer om prosjektplanlegging her

2. Fordeling av ressurser og tidsstyring

Fordeling av ressurser og tidsstyring bidrar til en effektiv og ryddig prosess. Først må du finne ut hvilke ressurser som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Dette gjelder alt fra mennesker, til utstyr og penger. Vurder kapasiteten til hver ressurs, der noen kan være delt mellom flere oppgaver og andre forholder seg til kun én ting. Deretter må du sørge for å holde oversikt over hvordan ressursene blir brukt, der det ideelle er å sikre effektivitet og produktivitet.

Når det gjelder tidsstyring, er det første steget å identifisere oppgaver og aktiviteter som må til for å utføre prosjektet. Det er lurt å estimere hvor lang tid hver aktivitet vil ta. Sett opp aktivitetene i en tidsplan for å skape en god struktur som gjør videre arbeid enklere. Sist men ikke minst, gi rom for avvik og justering i tidsplanen.

3. Risikohåndtering

Å håndtere risiko er en kritisk del i prosjektstyringen som handler om å identifisere potensielle trusler som kan påvirke et prosjekts resultat. Etter avdekking av den potensielle risikoen, er det nyttig å gjøre en analyse for å evaluere sannsynligheten og rangere selve risikoen. Deretter bør det utvikles en strategi og implementeres risikoreduserende tiltak. 

Sørg for å regelmessig overvåke risikoen for å sikre at alt er under kontroll. Det er fint å holde en åpen og tydelig kommunikasjon rundt risiko, slik at alle involverte får en forståelse for hva det dreier seg om og hvordan dere skal håndtere situasjonen dersom en krise inntreffer.

Prosjektstyringsmetoder

Fossefallsmetoden

Fossefallsmetoden, også kjent som Waterfall-metoden, består av ulike faser som følges i en bestemt rekkefølge. Dette kan trinnvis være å forstå kundens behov og forventninger, implementering av disse kravene i systemet, testing og validering, før det til slutt leveres og vedlikeholdes over tid. Ett av de viktigste prinsippene i fossefallsmetoden er at hver fase er avhengig av den andre, og at du ikke hopper til neste før den du holder på med er fullført.

Agile-metoder

I motsetning til fossefallsmetoden, er agile-metoder mye mer fleksible. Det er en samling av prosjektstyringsmetoder som vektlegger rask tilpasning. De er spesielt mye brukt i programvareutvikling, men kan også brukes i andre bransjer som krever raske og smidige justeringer. Istedenfor å forutsi alle krav og komme med en helhetlig løsning i forkant, fokuserer Agile heller på hyppig kundekontakt og tilbakemeldinger underveis. Her er det kontinuerlig levering for å forbedre produktet i den tidlige utviklingsprosessen.

Les også: Hva innebærer smidig prosjektstyring?

Lean-prosjektstyring

Lean er en metode innen prosjektstyring som har som mål å maksimere kundeverdi og minimere bruk av ressurs så langt det går. Dette går ut på å kartlegge prosesser som bidrar til verdiskapning og ikke, kontinuerlig evaluering, etablere standardiserte arbeidsprosesser for å sikre konsistens osv. Lean har med andre ord fokus på å eliminere sløsing i produksjonen som overflødig aktivitet, ujevn arbeidsmengde og overbelastning.

Hybride tilnærminger

Ser du flere fordeler i alle de ulike metodene? Det går fint an å velge det beste fra tilnærmingene og kombinere disse til én metode - dette kalles hybride tilnærminger. Eksempelvis kan man bruke Agile for utvikling og implementering av programvare, samtidig som Fossefall er bidragsyter til mer stabile aspekter av prosjektet. Eller du kan ta med deg prinsippene fra Lean inn i Agile for å sikre stadig forbedring samt økt effektivitet.

Les også: Slik sparer du tid med målrettet prosjektstyring

Ulike faser i prosjektstyring

1. Initiering og definisjon

Initiering og definisjon legger til grunn hele prosjektets levetid. Her er noen av trinnene som vanligvis inngår i denne fasen: 

• Identifikasjon av prosjektets behov og formål - Utgangspunktet for prosessen, hva er mål og formålet med det.
• Forhåndsstudie - En detaljert vurdering av gjennomførbarheten av prosjektet, som markedsanalyse, økonomiske evalueringer osv.
• Identifikasjon av interessenter - Vær bevisste både på interne og eksterne parter i prosjektet
• Utarbeidelse av prosjektforslag - Et forslag som beskriver omfanget og nytteverdien av prosjektet
• Godkjenning - Prosjektet må få en formell godkjenning
• Opprette nøkkelroller - Utpeke de første og aller mest nødvendige teammedlemmene
• Utarbeidelse av budsjett
• Kommunikasjonsplan 

I prosjektstyring kan det være lurt å sette SMARTe mål, for å sikre fremgang og resultater. Les mer om hva SMARTe mål innebærer her.

2. Planlegging

For å sikre en strukturert og vellykket gjennomføring av et prosjekt, er utvikling av en prosjektplan avgjørende. Her er noen av trinnene som forklarer hvordan du utvikler en prosjektplan:

• Gå tilbake til initieringen og se hvilke funn som har blitt gjort for å så implementere dette i planen
• Identifiser oppgaver og avgjør rekkefølgen de skal gjøres i
• Estimer tid og ressurser
• Sørg for at aktivitetene samsvarer tidsrammen og sett milepæler for viktige oppnåelser i løpet 
• Inkluder risikohåndtering i planen
• Følg opp og oppdater planen

Les også: Hvordan lage en prosjektplan?

3. Gjennomføring

Det neste steget handler om gjennomføring, og her er det viktig at prosjektplanen implementeres og brukes, samt at håndtering av utfordringer blir gjort underveis. Her er noen tips som skal sikre prosjektet en god gjennomføring:

• Klare roller og ansvar
• Regelmessig kommunikasjon
• Tidsstyring
• Mobilisering av ekspertise
• Kvalitetskontroll
• Risikohåndtering
• Milepælfeiringer
  
  

4. Overvåking og kontroll

Kontinuerlig overvåking av prosjektets fremgang er en avgjørende del av prosjektstyring. Det må sikres at prosjektet holder seg på rett spor og oppfyller de målene som er satt. Her er det viktig å etablere målbare indikatorer for kvalitetens skyld, og fremheve viktige punkter i prosjektet som milepæler. Sørg også for en regelmessig rapportering som gir oppdatert informasjon om status til enhver tid.

5. Avslutning

En grundig avslutning av et prosjekt blir ofte undervurdert, men er like viktig som alle andre faser. Avslutningen gir mulighet til å evaluere prosessen og ta lærdom ut av prosjektet. Dette er fordelaktig for fremtidige prosjekter, som er en del av poenget med avslutningen i seg selv - hva kan vi forbedre til neste gang? En vellykket avslutning gir mersmak både til teamet og kunder. Det bygger tillit og styrker bedriftens omdømme!

Les også: 5 grunner til at din bedrift trenger et prosjektstyringsverktøy 

Roller og ansvar i prosjektstyring

Prosjekteier

En prosjekteier har ansvar for at prosjektet blir vellykket i sin helhet, og skal til enhver tid sørge for at prosjektet har effektverdi. Prosjekteieren er den personen som blant annet godkjenner oppstart og faseoverganger i prosjektet, setter rammebetingelser og utvikler prosjektmandatet. 

Prosjektleder

Prosjektlederen står ansvarlig for å planlegge, koordinere og motivere prosjektteamet. En prosjektleder skal også løse opp i eventuelle konflikter som oppstår blant teammedlemmene, samt sørge for at alle i teamet har klare roller og arbeidsoppgaver.

Les også: Prosjektleder vs prosjektkoordinatoren - hva er forskjellen?

Prosjektteamet

De vanligste rollene innenfor et prosjektteam består av prosjekteier, prosjektleder, prosjektstyringsgruppe, prosjektkoordinatorer og øvrige teammedlemmer. Selve teammedlemmene er de som utfører det praktiske arbeidet, og er helt klart avgjørende roller å ha med dersom prosjektet i det hele tatt skal bli gjennomført. Disse rollene og deres faglige bakgrunn varierer fra bransje til bransje, og fra prosjekt til prosjekt.

Utfordringer og “best practice” i prosjektstyring

Vanlige utfordringer i prosjektstyring

Det er flere utfordringer som er helt vanlig å møte på under et prosjekt og prosjektstyring. Noen typiske utfordringer kan være: 

• Endring av krav og omfang
• Mangel på klare mål eller forventninger
• Ressursmangel 
• Konflikter 
• Utilstrekkelig informasjon

Dersom det oppstår endrede krav og omfang fra kundens side, kan dette påvirke tidsplanen for prosjektet. Løsningen kan være å implementere en solid endringshåndtering, som innebærer å vurdere påvirkningen av den eventuelle endringen og å godkjenne dem før de blir iverksatt. Om det for eksempel er mangel på tydelighet rundt mål og forventninger, er det lurt å få på plass en grundig planleggingsfase med tydelige definerte mål, som sikrer en gjensidig forståelse.

Best practice for å lykkes med prosjektstyring

For å unngå typiske fallgruver, finnes det tips og triks som bidrar til å gjøre prosjektstyringen så smidig som mulig. Disse tipsene får størst effekt dersom de etableres så tidlig i prosessen som mulig, og bør inkluderes i planleggingsfasen. Flere av disse punktene går igjen i planleggingsfasen som vi har snakket om lengre opp i guiden, men her er noen eksempler som oppsummerer:

• Definer målbare og realistiske mål fra starten
• Benytt deg av prosjektstyringsverktøy
• Sørg for å ha et team med relevant kompetanse
• Ha en klar og ryddig kommunikasjon via brukervennlige kanaler
• Regelmessig statusrapportering
• Evaluering og læring
  
  

Sist men ikke minst, er det verdifullt å dele erfaringer fra tidligere prosjekter. Sett av tid til en gjennomgang med interne ressurser for å dele innsikt og hvordan man kan lære av dem.

Les også: Slik lykkes du med prosjektstyring

Fremtidige trender innen prosjektstyring

Digitalisering og automatisering

Digitale verktøy og automatisering får stadig en viktigere rolle og påvirker prosjektstyring på flere måter. Kort sagt bidrar det til en mer fleksibel prosjektstyring og gjør arbeidsprosessene smidige og mindre tidkrevende. Blant annet er det kjent at effektiviteten og produktiviteten øker på generelt basis, og frigjør dermed tid til å fokusere på mer strategiske oppgaver. 

Digitale verktøy gir mulighet til jevnlige oppdateringer om prosjektstatus, som innebærer at alle involverte får tilgang til oppdatert informasjon når de trenger det, i tillegg til at de ulike plattformene blir et sted for diskusjon og felles beslutningstaking. Automatiserte arbeidsoppgaver gjør det også enklere å administrere dokumenter som kontrakter samt å spore leveranser. For de som jobber fra andre steder, muliggjør digitale verktøy et godt samarbeid via digitale plattformer, på tross av distansen.

Bruk av kunstig intelligens (AI) i prosjektstyring

Flere av oss er skeptiske til kunstig intelligens, men om man vet å dra nytte ut av det kan det sammen med menneskelig innsikt føre til enda mer effektive og vellykkede prosjekter. Kunstig intelligens kan analysere et stort område på svært kort tid, og utarbeide rapporter basert på innsamlede data. Dette sparer åpenbart tid, og sikrer at informasjonen som er innhentet er nøyaktig og oppdatert.

Kunstig intelligens kan evaluere potensielle risikoer basert på eldre data ved hjelp av algoritmer, som igjen gir innsikt til å utvikle strategier for å minimere risiko og være forberedt på uforutsette hendelser. I tillegg kan de forskjellige chat-funksjonene hjelpe med å svare på spørsmål og gi veiledning, og til og med planlegge møter om du vil. 

Selv om kunstig intelligens kan gi vesentlige fordeler i prosjektstyring, er det viktig å huske at ingenting kan overgå menneskelige ressurser. Kunstig intelligens er som et støtteapparat, en god hjelp som booster de menneskelige ferdighetene og erfaringene.

Oppsummering

I denne guiden har du forhåpentligvis lært mye om prosjektstyring. Vi har utforsket viktige aspekter ved prosjektstyring, der vi har gått inn på alt fra prinsipper og metoder, til faser og roller. Avslutningsvis drøftet vi utfordringer vs best practice, og hvordan kunstig intelligens og automatisering kan fremme prosjektstyringen. 

Det viktigste med prosjektstyring som du bør ta med deg videre, er å holde oversikt på prosjektet og sørge for at det oppfyller det nivået av kvalitet og måloppnåelser som har blitt bestemt. Dette kan være en stor og overveldende oppgave, men vi har heldigvis løsningen klar for deg som ønsker å gjennomføre et vellykket prosjekt.

Få hjelp til prosjekthåndtering med Invo prosjekt og Invo prosjektstyringsverktøy. 

Hos oss kan du booke et uforpliktende møte, der vi sammen finner ut hvordan vi kan bistå!