Slik bruker Parat Invo-verktøy i tarifforhandlinger

Etter de begynte å ta i bruk Invo sine løsninger for sak, dokument- og tariffhåndtering, har Parat fått en mer oversiktlig arbeidshverdag og effektiv håndtering av tariffavtaler. Foto: Parat

Parat er en arbeidstakerorganisasjon tilsluttet Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS) og har over 40.000 medlemmer i alle sektorer i arbeidslivet. Det store medlemsantallet gjør at gode digitale verktøy spiller en stor rolle for organisasjonens effektivitet, spesielt i forbindelse med saksbehandling og håndtering / forhandling av tariffavtaler.

For et par år siden gjorde de derfor en evaluering av systemet de brukte, hvor det kom frem at det ikke fungerte godt nok.

Vi hadde flere utfordringer på brukersiden internt som følge av manglende integrasjon mellom ulike systemer, manglende mulighet for å dele informasjon mellom disse systemene og arbeidsprosessene, samt på brukerfunksjonalitet. I tillegg til nevnte utfordringer, hadde vi et behov for et system som sikret effektiv og sikker kommunikasjon med eksterne parter som vi ikke hadde en løsning for, forklarer Terje Wahl, IT-ansvarlig i Parat.

Ønsket én arbeidsflate

Parat begynte derfor å se etter leverandører som kunne tilby praktiske verktøy til et bredt spekter administrative oppgaver. De vurderte flere alternativer; både løsninger bygget fra grunnen og mer standardiserte alternativer.

— Vi hadde først en prosess der vi så på et par særløsninger, men innså etter hvert at dette ikke var veien å gå for oss. Vi trengte et system som kunne løse mer enn bare sak, samtidig som vi ikke ønsket å male oss opp i et hjørne gjennom å utvikle vår helt egen løsning, sier Wahl og fortsetter:

Valget falt derfor på Invo, fordi dere tilbyr mange ferdigstilte løsninger, samtidig som dere har et grensesnitt som knytter de administrative løsningene og verktøyene sammen på en god og brukervennlig måte.

Les mer om vår bransjeløsning for fagforbund og medlemsorganisasjoner.

Effektiviserte prosessene

Parat har nå integrert en rekke verktøy fra Invo i arbeidsprosessene sine, inkludert Invo Sak, Kvalitetssystem, Kontrakt, Tariff og Intranett. En av de mange fordelene med å bruke Invo, er at alle disse verktøyene er samlet på ett og samme sted.

— Det er svært nyttig for oss å ha én inngangsportal til alt vi jobber med. Det gjør at de ansatte kan bruke mer tid på kjerneoppgaver, ettersom verktøyene og strukturen tilrettelegger for en mer effektiv arbeidsflyt, forteller Wahl.

Invo Sak har blitt en «hit» 

Han forteller også at flere og flere i Parat nå benytter seg av Invo Sak, inkludert avdelingen han selv jobber i.

Som nevnt ble det forrige systemet for saksbehandling brukt til mye forskjellig, men nå har vi et system som kun tar for seg dette. Det har gjort at det har blitt mer brukervennlig, og de fleste avdelinger har nå tatt dette i bruk - inkludert oss her på IT-avdelingen, forteller Wahl.

— Nå sparer vi både tid, og arbeidsflyten blir mye mer effektiv. Vi kan nå enkelt få en total oversikt over alle saker, for så å fordele de imellom oss. I tillegg er det blitt enklere å samarbeide om saker, ettersom alt informasjon ligger lagret sentralt.

Lurer du på om Invo Sak passer for din virksomhet? Kontakt oss for å få personlig veiledning. 

Forenklet håndtering av tariff med Invo

Et annet verktøy som har gitt Parat stor nytteverdi er tariffmodulen, som de nå bruker aktivt i forhandlinger med arbeidsgiverorganisasjonene.

— I tariffmodulen har vi for eksempel fått god oversikt og struktur på saksbehandling og tilhørende dokumenter, noe som forenkler arbeidsflyten når vi er i disse prosessene, sier Wahl og fortsetter:

— Dette er spesielt praktisk når vi er i forhandlinger, da vi bruker avtale-registeret til å lagre alle endelige tariffavtaler, både gjeldende og arkiverte. I tillegg går all kommunikasjon med forhandlingsutvalget gjennom denne modulen. Det gjør at vi enkelt kan finne frem til relevant informasjon når vi trenger det, forklarer Wahl.

Brukerintegrering var essensielt

En av nøklene til den suksessfulle integreringen av Invo-verktøyene var ifølge IT-sjefen den tette dialogen med brukerne av verktøyene.

— Dette har vært en suksess, ettersom det gir de ansatte større eierskap til verktøyene og oss i IT-avdelingen mindre behov for oppfølgning og opplæring, konkluderer Wahl.