Slik oppnår du god dokumenthåndtering

Etter koronapandemien, har flere og flere valgt hjemmekontor som en del av arbeidshverdagen. Med ansatte både på kontoret og hjemme, er det viktig å sikre god dokumenthåndtering. Men hvordan oppnår man god dokumenthåndtering?

Hva er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering handler enkelt forklart om hvordan du oppretter, organiserer, lagrer og administrerer dokumenter. I tillegg innebærer det prosedyrer til hvordan det slettes eller arkiveres. Det omfatter altså hele livssyklusen til et dokument eller en fil, fra opprettelse eller mottak til arkivering eller kassasjon.

Dokumenter og filer kan være i ulike formater, for eksempel papirbaserte dokumenter, elektroniske filer, e-postmeldinger, bilder, lydopptak osv. Dokumenthåndtering handler om å håndtere disse dokumentene på en effektiv og strukturert måte for å sikre at de er tilgjengelige når de trengs, og at de blir håndtert på en sikker og pålitelig måte.

Hvorfor er dokumenthåndtering viktig i 2023?

I dag lagres det meste elektronisk, og kontroll og gode rutiner for dokumenthåndtering er viktig praksis i 2023. I kjølvannet av pandemien er behovet for gode, heldigitale verktøy for prosjektstyring, samhandling og dokumenthåndtering blitt enda større. Ansatte har mer frihet til å velge når det kommer til arbeidssted og også arbeidstid. Derfor er gode og håndfaste rutiner for elektronisk dokumenthåndtering essensielt for at prosjekter og oppgaver skal ha god flyt og de involverte har tilgang på informasjonen de trenger.

Det stilles strenge krav til dokumentasjon og lagring i 2023. Viktige dokumenter må lagres, slik at du har noe å vise til om det skulle skje noe uforutsett. Har du orden på dokumenthåndteringen slipper du å sitte i en situasjon der du ikke har bevis eller oversikt.  

Hvordan oppnår du god dokumenthåndtering?

Det viktigste for god dokumenthåndtering er struktur og oversikt. Her er fire punkter som bidrar til bedre dokumenthåndtering:

1. Sett opp en organisert og strukturert mappestruktur som gjør det enkelt å finne frem for alle som er involvert. Her kan det være en ide å lage maler for ulike prosjekter og lignende, slik at alt følger samme måte å jobbe på.
2. Ha versjonskontroll tilgjengelig. Det er fort gjort å overskrive dokumentene du er inne på. Med versjonskontroll slipper du det stresset, og det er enkelt å hente frem en tidligere versjon
3. Få kontroll med tilgangskontroll. Vær bevisst på hvem som har tilgang på mapper og prosjekter. Det siste man vil er at dokumenter og informasjon kommer på avveie. Med oversiktlig tilgangskontroll kan du enkelt se hvem som har tilgang til hva.
4. Opplæring er viktig for å lykkes. Lær alle de ansatte metoden dere jobber på, og vis hvordan ting skal lagres og opprettholdes. Sørger du for at alle følger samme måte å jobbe på, blir dokumenthåndteringen lettere i nåtid og i fremtiden.

Invo bidrar til elektronisk dokumenthåndtering

I Invo videreutvikler vi løsningene våre basert på kundenes behov og trender i markedet. Vårt dokumenthåndteringssystem er basert på SharePoint, og det gir deg god oversikt og kontroll på mapper og tilganger. Kombinert med andre moduler som Invo Connect, kan du lagre e-poster og vedlegg direkte fra Outlook og inn i SharePoint-biblioteket.

Produktene våre er tett integrert med Microsoft, og det er viktig for oss at brukerne får tilgang til ny funksjonalitet fra Microsoft. Vi overvåker til enhver tid deres lanseringer, og tar dette inn i våre løsninger. Det betyr at kundene våre alltid har tilgang på den mest moderne teknologien og de smarteste løsningene.

I tillegg til Dokumentsenter og Connect, leverer vi moduler for prosjekthåndtering, prosjektstyring, kvalitetssystem, kontrakt, sak, dokumentsenter og intranett. Med andre ord, kan norske bedrifter sikre seg tilgang på alt de trenger for en sømløs digital brukeropplevelse.